มีใครบ้างในธุรกิจของคุณที่เคยพิจารณาว่าพวกเขาได้รับประโยชน์สูงสุดจาก SharePoint หรือไม่ บนผิวของมันดูเหมือนจะเป็นคำถามที่ไร้สาระ เหตุใด บริษัท จึงต้องติดตั้ง SharePoint หากยังไม่ได้กำหนดประโยชน์ที่แท้จริงและมูลค่าโดยรวม
แต่ในการสนทนาประจำวันของฉันกับนักเทคนิคและนักธุรกิจคนอื่น ๆ ฉันประหลาดใจที่บ่อยครั้งที่พวกเขาไม่สามารถระบุและหาปริมาณของจริงได้ กษัตริย์ พวกเขาเห็นใน SharePoint ที่น่าทึ่งกว่านั้นคือมี บริษัท จำนวนมากที่ไม่ได้ใช้สภาพแวดล้อม SharePoint ของตนอย่างเต็มที่เพื่อลดต้นทุนทางธุรกิจโดยรวมและเพิ่มผลผลิต
ข้อมูลเฉพาะทางเทคนิคของ SharePoint มีความสำคัญ แต่ในบทความนี้ฉันต้องการแบ่งปันกับคุณเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่มักจะขาดหายไปจากกลยุทธ์ทางธุรกิจของ บริษัท ที่ใช้ SharePoint
ในวันอาทิตย์ที่ผ่านมาในฤดูหนาวปี 2009 ฉันนั่งอยู่บนที่นั่งริมหน้าต่างจ้องมองออกไปจากเครื่องบิน 747 อย่างกระตือรือร้นฉันมุ่งหน้าไปยังซานฟรานซิสโกเพื่อเข้าร่วมการประชุม VSLive เป็นครั้งแรก
การแก้ไขซอร์สโค้ดของโปรแกรมโอเพ่นซอร์สไม่สามารถเพิ่มลงในผลิตภัณฑ์ได้
ตอนนั้นฉันทำงานที่ บริษัท เครื่องสำอางรายใหญ่แห่งหนึ่ง ฉันรู้สึกตื่นเต้นที่ได้เข้าร่วม SharePoint ชั้นเรียนที่ฉันได้ลงทะเบียนไว้: เป็นกลุ่มเทคโนโลยีที่ค่อนข้างใหม่ภายใน บริษัท และฉันต้องการดูว่า SharePoint สามารถทำอะไรให้กับ บริษัท ได้บ้าง
ทานแล้วไม่ผิดหวัง ฉันออกจากซานฟรานซิสโกด้วยความตื่นเต้นความรู้สึกที่คิดว่าหายไปนานจากอาชีพการงาน ฉันกระตือรือร้นที่จะกลับไปที่สำนักงานเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับเครื่องมือที่น่าทึ่งนี้กับทีมของฉัน ... เพียง แต่ต้องย้อนกลับไปสู่ความเป็นจริงของการดำรงอยู่ของฉันในฐานะผู้อำนวยการทีม Global Information Systems:
[กรรมการบริหาร - GIS] :“ แน่นอนฉันเคยได้ยินเกี่ยวกับ SharePoint ฉันไม่เห็นความยุ่งยากทั้งหมดเกี่ยวกับ…เราสามารถทำหน้าเว็บเดียวกันภายในเว็บฟาร์มของเราเอง ฉันคิดว่าคุณเสียเวลาเปล่า”
[ผู้จัดการธุรกิจสัมพันธ์ - GIS] :“ มันธรรมดาเกินไปและน่าเกลียด ฉันจะไม่สามารถขายสิ่งนี้ให้กับลูกค้าธุรกิจของฉันได้”
[นักพัฒนาอาวุโส - GIS] :“ อะไรคือเรื่องใหญ่? ฉันไม่เห็นว่ามันเพิ่มมูลค่าใด ๆ มันดูซับซ้อนเกินไปในการทำงานฉันคิดว่า Active Server Pages เป็นทิศทางที่ดีกว่ามาก”
คนเดียวที่แสดงความสนใจแม้แต่น้อยคือผู้กำกับที่ฉันรายงานโดยตรง เขาไม่รู้มากเกี่ยวกับเทคโนโลยีภายใน SharePoint แต่เขารู้ว่าฉันรู้สึกตื่นเต้นมากกับการเพิกเฉยต่อสิ่งนี้
เขาขอให้ฉันจัดการประชุมสั้น ๆ เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับเทคโนโลยีนี้อีกเล็กน้อย การประชุมครั้งนั้นทำให้เรามีวิศวกรรมการพิสูจน์แนวคิด (POC) ของ SharePoint สำหรับผู้บริหารระดับสูงของเราซึ่งจะกลายเป็นองค์ประกอบหลักภายในแผนก GIS ในที่สุด มันจะทำให้กระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ตลอดชีพ (SDLC) ใหม่ของเราเป็นไปโดยอัตโนมัติและนำไปสู่การที่ บริษัท ได้รับประโยชน์มากมายจาก SharePoint ทำให้ฉันก้าวไปสู่ระดับที่โดดเด่นของ“ The SharePoint Guy” ในอีกแปดปีข้างหน้าฉันจะใช้เวลาส่วนใหญ่ที่ บริษัท โดยใช้ SharePoint เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพราคาประหยัดที่น่าทึ่ง สำหรับผู้ที่ต้องการฟังฉันจะปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจจำนวนมากและลดต้นทุน แต่ยังมีไซต์จำนวนมากเกินไปใน บริษัท ที่เป็นไซต์ทีมธรรมดาที่มีไลบรารีเอกสาร ฉันเป็นเพียงคนคนหนึ่งที่ว่ายทวนน้ำเพื่อขาย SharePoint ให้กับธุรกิจของฉันไม่เพียง แต่เป็นระดับอาวุโสที่สุดในองค์กร
ในช่วงเก้าปีที่ผ่านมาฉันสังเกตเห็นว่าการใช้ SharePoint ใน บริษัท ส่วนใหญ่มาจากสถานการณ์พื้นฐานหนึ่งในสองสถานการณ์
โดยทั่วไปไซต์เหล่านี้สร้างขึ้นจากเทมเพลต Team และมีไลบรารีเอกสารอย่างน้อยหนึ่งไลบรารีซึ่งอาจมีโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ซับซ้อนมาก มีการใช้ประเภทเนื้อหาแท็กข้อมูลเมตาหรือเวิร์กโฟลว์น้อยมาก ไซต์ได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่จากหน่วยธุรกิจซึ่งสมาชิกไม่มีความเข้าใจอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับ SharePoint และไม่ได้ยอมรับบทบาท 'ผู้ใช้ขั้นสูง' ไซต์นี้สร้างขึ้นโดยโครงสร้างพื้นฐานหรือทีมสนับสนุนซึ่งสามารถสร้างไซต์ได้อย่างรวดเร็วจากตั๋วขอความช่วยเหลือแบบธรรมดา
โดยปกติไซต์เหล่านี้เป็นไซต์ขนาดใหญ่ที่มีผู้ชมจำนวนมากขึ้น: องค์กร อินทราเน็ต , HR ขององค์กรและไซต์ไอทีขององค์กรเป็นผู้สมัครตามปกติสำหรับการใช้งาน SharePoint ประเภทนี้
โครงการเหล่านี้มักเริ่มต้นด้วยทิศทางและความคาดหวังที่ดี พวกเขาขายเป็นทางเลือกต้นทุนต่ำให้กับระบบการจัดการเนื้อหาระดับไฮเอนด์ราคาแพง (CMSes) จำนวนมากที่ธุรกิจได้ทำการตรวจสอบแล้ว จากนั้นเมื่อโครงการดำเนินไปความต้องการก็เปลี่ยนแปลงและซับซ้อนมากขึ้น ต้องใช้โค้ดที่กำหนดเองมากขึ้นซึ่งในที่สุดก็ซับซ้อนเพียงพอ สนับสนุนรหัส กลายเป็นปัญหา
จากที่นี่สิ่งต่างๆมักจะวนเวียนอยู่เหนือการควบคุม ทีมพัฒนาได้ให้ความสำคัญกับการใช้งานฟังก์ชันนอกกรอบ (OOTB) ด้วยฐานรหัสที่ จำกัด แต่พวกเขามีแนวทางที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ตั้งแต่ Master Pages ที่ปรับแต่งเองทั้งหมดไปจนถึงแอปที่โฮสต์โดยผู้ให้บริการ (PHA) หรือที่เรียกกันในปัจจุบันว่า - Add-in ที่โฮสต์โดยผู้ให้บริการ .
ฉันได้ยินเสียงถอนหายใจและเห็นการกลอกตา “ โทนี่นี่เป็นวิธีการใช้งานที่ถูกต้องอย่างสมบูรณ์แบบ” “ เรามีทั้งสองสิ่งนี้และผู้ใช้ของเราชอบไซต์นี้และเราไม่มีปัญหาในการสนับสนุนไซต์เหล่านี้” ฉันไม่ได้อ้างว่าวิธีใดวิธีหนึ่งเหล่านี้ผิดหรือวิธีใดได้เปรียบกว่าวิธีอื่น ๆ แต่ฉันเชื่อว่าทั้งสองวิธีนั้นพลาดโอกาสในการใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์ม SharePoint อย่างเต็มที่
ฉันยังเชื่ออีกว่าทั้งสองโมเดลนี้ส่งผลให้ธุรกิจรู้สึกว่า SharePoint มีราคาแพงเกินไปสำหรับสิ่งที่พวกเขาใช้หรือฝ่ายไอทีรู้สึกว่าพวกเขาสามารถพัฒนาฟังก์ชันการทำงานเดียวกันผ่านเว็บเซิร์ฟเวอร์และหน้า HTML หรือกระป๋อง CMS โซลูชันระบบคลาวด์ ความคิดเห็นอย่างใดอย่างหนึ่งทำให้ทั้งธุรกิจและไอทีรู้สึกเหมือนว่า SharePoint ไม่ได้เป็นเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับความต้องการของพวกเขา
เพื่อให้เราเข้าใจได้ดีขึ้นว่าเราอยู่ที่ไหนเราต้องย้อนกลับไปและทบทวนว่าเรามาที่นี่ได้อย่างไร
ฉันจะนำคุณกลับไปสู่คำถามง่ายๆที่ว่า“ คุณได้ยินเกี่ยวกับ SharePoint ได้อย่างไร” จากประสบการณ์ส่วนตัวของฉันและประสบการณ์ของผู้นำด้านไอทีคนอื่น ๆ ที่ฉันเคยพูดคุยด้วย SharePoint ในฐานะแพลตฟอร์มทางเทคนิคได้รับการแนะนำให้รู้จักกับ บริษัท จากทีมโครงสร้างพื้นฐานโดยได้รับความช่วยเหลือจากที่ปรึกษาของ Microsoft Enterprise
โดยปกติฟาร์ม SharePoint แรกเป็นฐานทดสอบประเภทหนึ่งที่มอบให้กับ บริษัท โดยเป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงระดับองค์กรกับ Microsoft ณ จุดนี้ บริษัท ส่วนใหญ่มีส่วนร่วมกับลูกค้าธุรกิจและปรับใช้ไซต์คอลเลกชันแรกของพวกเขาด้วยไซต์ทีมเดียว ลูกค้าธุรกิจชอบไลบรารีเอกสารและความสามารถในการทำงานร่วมกันและแบ่งปันเอกสารจึงเริ่มใช้ไซต์เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจของตน
สิ่งนี้อาจฟังดูเป็นที่ยอมรับอย่างสมบูรณ์สำหรับคุณหลาย ๆ คนและโดยสุจริตแล้วอาจเป็นกรณีการใช้งานที่ใช้ได้สำหรับ SharePoint แต่เมื่อคุณเจาะลึกลงไปใน SharePoint แล้วคุณจะพบว่ามันเป็นมากกว่าแพลตฟอร์มที่ทีมโครงสร้างพื้นฐานนำไปใช้และรองรับนั่นคือพื้นที่แอปพลิเคชันที่มีประสิทธิภาพซึ่งต้องการการทำงานร่วมกันอย่างแน่นหนาของโครงสร้างพื้นฐานสถาปัตยกรรมองค์กรและทีมแอปพลิเคชัน
ฉันไม่ใช่คนที่“ ต่อต้านโครงสร้างพื้นฐาน” หรือเป็นคนที่ไม่เห็นด้วยทางการเมืองกับทีมโครงสร้างพื้นฐาน แต่หากไม่มีการทำงานร่วมกันของคู่ค้าที่ถูกต้องตั้งแต่แรกคุณจะเสี่ยงต่อการไม่เข้าใจขอบเขตทั้งหมดของแพลตฟอร์ม SharePoint ดังนั้น ไม่ได้เตรียมพร้อมสำหรับกลยุทธ์ทางธุรกิจและแผนการใช้ประโยชน์ที่เหมาะสม สถานการณ์นี้ไม่ซ้ำกับแพลตฟอร์ม SharePoint และชี้ให้เห็นถึงปัญหาที่ใหญ่กว่าของการทำงานร่วมกันและกลยุทธ์ที่เหมาะสมซึ่งเป็นปัญหาที่แผนกไอทีจำนวนมากต้องเผชิญ
หลักการเกสตัลต์ในองค์กรการรับรู้
บ่อยครั้งที่องค์กรด้านเทคนิคจำนวนมากไม่มีกลยุทธ์ทางธุรกิจเมื่อพูดถึง SharePoint พวกเขาเพียงแค่เพิ่มกระบวนการเล็ก ๆ ในกระบวนการที่มีอยู่ในการขอและสร้างไซต์ SharePoint พวกเขาอาจไม่รวมถึงการกำกับดูแลใด ๆ ในกระบวนการสร้างไซต์ซึ่งอาจนำไปสู่ไซต์คอลเลกชันจำนวนมากและในที่สุดก็เกิดปัญหาการสนับสนุน
อาจมีการสนทนาพื้นฐานและการศึกษาเกี่ยวกับการใช้แนวคิดที่ใหญ่กว่าบางอย่างเช่นไซต์คอลเลกชันและ ค้นหาใน SharePoint . แต่การอภิปรายเกี่ยวกับกลยุทธ์อาจมีความซับซ้อนมาก ด้วยเหตุนี้องค์กรด้านเทคนิคจำนวนมากจึงตัดสินใจยุติกลยุทธ์ในขั้นตอนการสร้างไซต์ เริ่มต้นอย่างช้าๆและใช้ฟีเจอร์พื้นฐานของ SharePoint แทน
ลูกค้าธุรกิจของคุณคือใคร พวกเขาเป็นทีมเทคนิคขององค์กรทีมการตลาดระดับภูมิภาคของคุณหรืออาจจะเป็นทีม R&D? ดังที่ฉันได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้การใช้งาน SharePoint มักจะเริ่มต้นโดยทีมโครงสร้างพื้นฐานจากนั้นจะค่อยๆไหลลงสู่กลุ่มลูกค้าธุรกิจ
ในบางกรณีลูกค้าทางธุรกิจของคุณจะเคยได้ยินเกี่ยวกับ SharePoint ในบริบทที่ง่ายกว่าเมื่อพวกเขากำลังพิจารณาแอปพลิเคชันสายธุรกิจหลักขนาดใหญ่ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของการใช้งาน SharePoint ครั้งที่สอง หากไม่มีกลยุทธ์การนำไปใช้ทางธุรกิจที่ชัดเจนจะเป็นการเดินทางที่ช้าและลำบากมากสำหรับทีมเทคนิคเพื่อให้แน่ใจว่าฟาร์ม SharePoint ของพวกเขามีการนำไปใช้และใช้ในปริมาณที่เหมาะสม
ในกรณีของฉันไซต์ SharePoint ส่วนใหญ่ที่สร้างขึ้นแล้วเมื่อฉันได้รับการแนะนำให้รู้จักกับ SharePoint เป็นไซต์ที่ทำงานร่วมกันกับไลบรารีเอกสารขนาดใหญ่ที่มีโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ซับซ้อนและซับซ้อนมาก
ชื่อโฟลเดอร์บางชื่อเป็นประโยคเล็ก ๆ เพื่อให้ทีมเข้าใจได้อย่างชัดเจนว่าเอกสารประเภทใดอยู่ในโฟลเดอร์ ไม่มีแท็กข้อมูลเมตาไม่มีประเภทเนื้อหามีเพียงเอกสารที่อยู่ในโฟลเดอร์
กระบวนการทำงานร่วมกันทั้งหมดคือการแบ่งปันเอกสารจริง มีที่เก็บเดียวที่ทุกคนสามารถแชร์เอกสารได้และนั่นคือขอบเขตของการทำงานร่วมกันสำหรับทีม นั่นคือสิ่งที่ลูกค้าธุรกิจเห็นว่าเป็นมูลค่าสูงสุดของ SharePoint
ไม่น่าแปลกใจที่เมื่อฉันเริ่มพูดคุยกับผู้คนในธุรกิจความประทับใจของพวกเขาที่มีต่อ SharePoint นั้นไม่ได้มีความกระตือรือร้นเลยแม้แต่น้อย แม้แต่คู่ค้าด้านเทคนิคของฉันบางคนก็เริ่มโต้แย้งว่าเราสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากหากเราซื้อแชร์ไฟล์เพื่อจัดการไฟล์และโครงสร้างโฟลเดอร์
คุณลักษณะพื้นฐานของ SharePoint หลายอย่างไม่ได้รับการสื่อสารอย่างถูกต้องกับธุรกิจของฉันและในระดับหนึ่งแม้แต่ทีมเทคนิค พวกเขาขายบน SharePoint ในฐานะเครื่องมือ CMS ที่น่าทึ่งพร้อมความเป็นไปได้ที่ยอดเยี่ยมในการเสริมสร้างการทำงานร่วมกันและนวัตกรรม แต่สิ่งที่ดีที่สุดที่เราสามารถทำได้คือการแชร์ไฟล์
ในระหว่างการสัมภาษณ์ครั้งแรกในธุรกิจของฉันฉันพบว่าเหตุผลที่โครงสร้างโฟลเดอร์ยาวบางส่วนคือการจัดเตรียมโครงสร้างระดับหนึ่งเพื่อให้ผู้ใช้ค้นพบไฟล์บางไฟล์ ธุรกิจเดิมคือ ไม่ทราบถึงความสามารถในการค้นหาพื้นฐานของ SharePoint นับประสาตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ SharePoint ฉันต้องการหาวิธีดึงดูดลูกค้าทางธุรกิจของฉันเพื่อที่พวกเขาจะไม่เพียง แต่ใช้ SharePoint อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังต้องให้ความรู้แก่พวกเขาเกี่ยวกับจุดแข็งที่แท้จริงของแพลตฟอร์มด้วย
จากข้อเสนอแนะจากการสัมภาษณ์ลูกค้าธุรกิจข้างต้นฉันตระหนักว่าฉันจะต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมดด้วยการศึกษา แต่จากฟาร์มขนาดใหญ่ที่เรามีอยู่ในขณะนี้ฉันจะ“ เริ่มต้นใหม่” ได้อย่างไรเมื่อสิ่งต่างๆกำลังก้าวไปข้างหน้า
ไซต์ส่วนใหญ่เป็นไซต์ที่ทำงานร่วมกันเป็นทีมกับไลบรารีเอกสาร ดังนั้นฉันจึงตัดสินใจเริ่มต้นด้วยไลบรารีเอกสาร ฉันมีลูกค้าธุรกิจรายหนึ่งของฉันตกลงที่จะทำงานร่วมกับฉันและทีมของฉันในการปรับโครงสร้างไลบรารีของพวกเขาในลักษณะที่จะช่วยให้พวกเขาลดโครงสร้างโฟลเดอร์ให้น้อยที่สุดในขณะที่เพิ่มการมองเห็นในการค้นหาไฟล์ที่เหมาะสมที่ผู้ใช้กำลังมองหา
เมื่อเราเจาะลึกลงไปในโครงสร้างของไซต์บางแห่งฉันเห็นได้ชัดว่าโครงสร้างโฟลเดอร์เป็นองค์ประกอบข้อมูลและการจัดกลุ่มไฟล์ประเภทต่างๆที่ทีมกำลังทำงานร่วมกัน ดังนั้นฉันจึงตัดสินใจเริ่มต้นด้วยฟีเจอร์พื้นฐาน แต่ทรงพลังของ SharePoint: แท็กข้อมูลเมตา
ฉันรู้สึกเสมอว่าวิธีที่ทรงพลังที่สุดวิธีหนึ่งในการให้ความรู้กับลูกค้าเกี่ยวกับเทคโนโลยีคือการพัฒนา POC บางประเภท ปัญหาเกี่ยวกับ POCs คือมีผลกระทบด้านต้นทุน คุณต้องระวังอย่าพัฒนาแอปพลิเคชันอย่างเต็มที่เพื่อให้ธุรกิจตัดสินใจว่าไม่ใช่สิ่งที่พวกเขาต้องการเท่านั้น
หลากหลายหลักการออกแบบ
ในกรณีของฉันค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อย แต่มูลค่าอาจสูงมาก ฉันตัดสินใจใช้ไลบรารีเอกสารหลาย ๆ ไลบรารีซึ่งแต่ละโฟลเดอร์มีโฟลเดอร์แยกกัน 20 โฟลเดอร์ขึ้นไปและสร้างขึ้นใหม่เป็นไลบรารีเอกสารเดียวพร้อมข้อมูลเมตาและประเภทเนื้อหา แทนที่จะพยายามอธิบายประเภทเนื้อหามันง่ายกว่าที่จะแสดงให้เห็นว่าการใช้ประเภทเนื้อหาไม่เพียงเพิ่มโครงสร้างข้อมูลเท่านั้น แต่ยังช่วยให้สามารถควบคุมข้อมูลเมตาเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ได้อย่างเหมาะสม
ไฟล์จำนวนมากมีข้อมูลที่สำคัญและมีประโยชน์สูง ธุรกิจตัดสินใจที่จะจัดกลุ่มไฟล์โดยใช้โครงสร้างโฟลเดอร์ที่ซับซ้อนมาก ตัวอย่างเช่นมีโฟลเดอร์สำหรับแต่ละแบรนด์จาก 15 แบรนด์และภายในโฟลเดอร์เหล่านั้นมีโฟลเดอร์ย่อยสำหรับการตลาดการเงินและหมวดหมู่หลักอื่น ๆ ภายใน เหล่านั้น โฟลเดอร์ย่อยพวกเขายังมีโฟลเดอร์ย่อยอีก
สิ่งนี้ทำให้พวกเขาสามารถค้นหาไฟล์ใดไฟล์หนึ่งได้ง่ายขึ้นแทนที่จะต้องเปิดและดูไฟล์ทีละไฟล์ แต่เนื่องจากโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ซับซ้อนนี้ทำให้ตอนนี้พวกเขาต้องการกระบวนการทางธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ทุกไฟล์อยู่ในโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง ดังที่พวกเขาพบว่ากระบวนการทางธุรกิจใหม่นั้นยากเกินกว่าที่จะจัดการและไฟล์จำนวนมากก็จบลงด้วยความผิดพลาด
สิ่งนี้ทำให้ฉันสามารถรวมและอธิบายการใช้ข้อมูลเมตากับธุรกิจได้ ฉันแบ่งโครงสร้างไฟล์ออกเป็นเนื้อหาหลักสองสามประเภทซึ่งจากนั้นเราจะใช้เพื่อรวมองค์ประกอบข้อมูลหลักพร้อมกับการตรวจสอบข้อมูลที่สำคัญ นี่เป็นวิธีง่ายๆในการระบุประเภทเนื้อหาข้อมูลเมตาและการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลซึ่งเป็นความสำเร็จครั้งสำคัญครั้งแรกในการเดินทางของฉันในการนำเสนอกรณีธุรกิจที่ดีกว่าสำหรับ SharePoint ให้กับธุรกิจของฉัน
ตอนนี้ฉันได้รับความสนใจจากธุรกิจแล้วฉันจึงตัดสินใจที่จะเข้าสู่ขั้นตอนง่ายๆของไลบรารีเอกสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ ฉันแสดงให้พวกเขาเห็นคุณค่าที่แท้จริงของข้อมูลเมตาและประเภทเนื้อหาโดยการกรองและจัดเรียงข้อมูล
สำหรับความประหลาดใจของฉันพวกเขารู้สึกทึ่งกับคุณสมบัติพื้นฐานบางอย่างของ SharePoint ที่พวกเขาไม่เคยรู้มาก่อน จากนั้นฉันตัดสินใจที่จะรวมหน้าตัวกรองที่กำหนดเองเพื่อแสดงให้พวกเขาเห็นว่าสามารถทำอะไรได้บ้างด้วยการสร้างเพจอย่างง่าย web part และการกรอง
ฉันระมัดระวังอย่างยิ่งที่จะไม่ปรับแต่งหน้าเหล่านี้ทั้งหมด ฉันต้องการใช้เฉพาะ web part ของ OOTB ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะเข้าใจคุณสมบัติพื้นฐานของ SharePoint ได้ดีขึ้นก่อนที่ฉันจะก้าวไปสู่สถานการณ์ที่ซับซ้อนมากขึ้น เพจที่กำหนดเองประสบความสำเร็จอย่างมากและเราไม่ได้พูดถึงความสามารถเพิ่มเติมที่เครื่องมือค้นหาจะมีให้ ฉันต้องการหยุดใช้งานเครื่องมือค้นหาจนกว่าฉันจะนำพื้นฐานของ SharePoint ไปใช้งานได้ดีขึ้น
ในความเห็นที่ต่ำต้อยของฉันเวิร์กโฟลว์ SharePoint เป็นปัจจัยเดียวที่สำคัญที่สุดในความสามารถของฉันในการให้ความรู้แก่ลูกค้าทางธุรกิจของฉันและทำให้มั่นใจในการนำไปใช้และการใช้ SharePoint ภายในองค์กรของฉัน เวิร์กโฟลว์เป็นคุณลักษณะแรกที่ดึงดูดความสนใจของฉันใน VSLive แรกที่ฉันพูดถึงและเป็นผู้มีส่วนร่วมหลักใน SharePoint POC ตัวแรกของฉันซึ่งรวมกระบวนการ SDLC ของเราไว้ด้วย
เมื่อพูดถึง SharePoint การสนทนาเริ่มต้นที่ฉันมีกับลูกค้าธุรกิจมักเป็นกระบวนการทางธุรกิจของพวกเขา กระบวนการทางธุรกิจเป็นกุญแจสำคัญในการใช้ SharePoint เพื่อเพิ่มประสิทธิผลและลดต้นทุนซึ่งเป็นสิ่งที่ลูกค้าธุรกิจต้องการที่จะพูดคุย
ดังที่ฉันได้พูดกับผู้บริหารระดับสูงด้านไอทีหลายคนฉันสามารถรับประกันการใช้งานและการนำ SharePoint ไปใช้ได้จริงผ่านกระบวนการทางธุรกิจ ทุกหน่วยธุรกิจมีกระบวนการและกระบวนการเหล่านี้ส่วนใหญ่มีจุดตรวจสอบหรือจุดอนุมัติและนี่คือจุดที่เวิร์กโฟลว์มีประโยชน์ไม่ว่าจะเป็นการส่งอีเมลอนุมัติหรือการสร้างงานการอนุมัติ
ในบทที่ 11 การล้มละลาย มีเพียงลูกหนี้เท่านั้นที่สามารถเสนอแผนฟื้นฟูกิจการได้
เมื่อฉันทำให้ลูกค้าธุรกิจเชื่อมั่นว่าเวิร์กโฟลว์สามารถปรับปรุงกระบวนการและลดต้นทุนได้อย่างไรฉันจึงให้ความรู้แก่พวกเขาเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาสามารถใช้งานการอนุมัติเดียวกันเพื่อสร้างข้อตกลงระดับบริการ (SLA) หรือตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI)
จะดีเพียงใดที่หน่วยธุรกิจจะเข้าใจว่าเอกสารต้องใช้เวลานานเพียงใดในการตรวจสอบและอนุมัติ จากนั้นพวกเขาสามารถรับข้อมูลนั้นและนำกลยุทธ์มาใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการโดยรวม จากนั้นจะช่วยให้พวกเขาสร้าง KPI เพื่อตรวจสอบและควบคุมกระบวนการได้
เพื่อแสดงความมุ่งมั่นของผู้บริหารระดับสูงในการปรับปรุงกระบวนการของพวกเขาพวกเขาอาจรวมถึงการปรับปรุงเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมวัตถุประสงค์โบนัสของพวกเขา โดยปกติจะเป็นการดำเนินการตามบ้านที่โน้มน้าวลูกค้าธุรกิจถึงคุณค่าที่แท้จริงที่พวกเขาสามารถบรรลุได้จากการนำไปใช้และการใช้งาน SharePoint
เมื่อฉันได้ยิน Office 365 และ SharePoint Online เป็นครั้งแรกฉันเข้าใจถึงคุณค่าของสภาพแวดล้อม SharePoint ที่โฮสต์ แต่อีกครั้งฉันต้องดิ้นรนกับวิธีโน้มน้าวลูกค้าธุรกิจของฉันว่าทิศทางใหม่นี้ดีที่สุดสำหรับอนาคตของพวกเขา ฉันรู้สึกตื่นเต้นที่จะได้ยินเกี่ยวกับ PHAs แต่ก็ยังระมัดระวังเกี่ยวกับต้นทุนที่อาจเกิดขึ้นจากมุมมองการสนับสนุนแอปพลิเคชัน
บริษัท ของฉันได้เริ่มต้นตามทิศทางของผู้ขายการพัฒนาบุคคลที่สามด้วยรูปแบบการเอาท์ซอร์สซึ่งสามารถนำไปสู่ผู้ขายที่สร้างแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายดายโดยมีต้นทุนเหลือจำนวนมากสำหรับการบำรุงรักษาและการปรับปรุง
เช่นเดียวกับโมเดลที่โฮสต์ทุกรูปแบบเราต้องเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง ในฐานะมนุษย์เราไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงและในฐานะทีมสนับสนุนด้านเทคนิคเรามักจะกลัวการเปลี่ยนแปลงและจะส่งผลต่อความสามารถของทีมในการก้าวไปข้างหน้าอย่างไร
an s corp กับ c corp ต่างกันยังไง
เมื่อฉันได้ยินเป็นครั้งแรกเกี่ยวกับการตัดสินใจของ Microsoft ในการเลิกใช้ InfoPath จากนั้นการนำ Flow มาใช้เป็นเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ปฏิกิริยาของฉันก็คือ“ เราไปกันอีกแล้ว!” Microsoft กำลังจะทำการตัดสินใจทางธุรกิจอีกครั้งซึ่งจะทำให้ฉัน 'ขาย' ทิศทางใหม่ล่าสุดของ SharePoint ได้ยากขึ้น เมื่อฉันเริ่มทบทวนสิ่งที่ Flow นำเสนอฉันรู้สึกผิดหวังในสิ่งที่ฉันเห็น
แต่ Microsoft มีวิสัยทัศน์ในอนาคตและฉันก็ไม่เข้าใจ - จนกระทั่งฉันเริ่มเห็นความสามารถบางอย่างของ Flow เกี่ยวกับจุดผสานรวม Flow ผสานรวมกับแอปพลิเคชันที่มีอยู่มากมายในปัจจุบัน แต่ยังช่วยให้ บริษัท สามารถสร้างจุดผสานรวมของตนเองได้ สิ่งนี้ทำให้เป็นผู้มีบทบาทสำคัญในการสนทนาทางธุรกิจของฉันเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจที่ได้รับการปรับปรุงผ่านการผสานรวมกับแอปพลิเคชันสายธุรกิจต่างๆ
เรื่องนี้กลายเป็นหัวข้อสนทนามาตรฐานที่ฉันในฐานะผู้บริหารด้านเทคนิคมีกับลูกค้าธุรกิจจำนวนมาก คุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับการออกแบบเว็บที่ตอบสนองตามอุปกรณ์และวิธีเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดเพื่อปรับปรุงตัวตนของเว็บบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ นอกจากนี้เรายังสามารถพูดถึงวิธีที่ SharePoint ใช้หน้าเว็บที่ตอบสนองเพื่อสร้างประสบการณ์การใช้งาน SharePoint ที่ดีขึ้นบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ Microsoft ได้พัฒนาแอปพลิเคชัน SharePoint สำหรับมือถือด้วยซ้ำ แต่โดยปกติการอภิปรายจะมุ่งไปที่การมีแอปพลิเคชันมือถือแบบสแตนด์อโลน
ทันทีที่ฉันได้ยินคำว่า“ แอปพลิเคชันมือถือแบบสแตนด์อโลน” ฉันจะได้ยิน ชาจิง ของเครื่องบันทึกเงินสด: แอปพลิเคชั่นมือถือจำนวนมากมีต้นทุนสูงพร้อมกับรูปแบบการสนับสนุนพิเศษ คำตอบของฉันจากโลกของ SharePoint คือ PowerApps
เช่นเดียวกับที่เคยทำในอดีตฉันเริ่มพัฒนาแอปพลิเคชัน PowerApps POC สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ทันที ใช้รายการ SharePoint และไลบรารีที่มีอยู่เป็นแหล่งข้อมูลส่วนหลังสำหรับแอปพลิเคชันของฉัน PowerApps คือสิ่งที่ฉันเรียกว่าไฟล์ แพลตฟอร์มการพัฒนาตามการกำหนดค่า : ช่วยให้สามารถพัฒนาแอปพลิเคชันมือถือได้อย่างรวดเร็ว
ผู้ใช้สามารถเลือกตัวเลือก PowerApps ใน SharePoint เพื่อสร้างแอปพลิเคชันมือถือ PowerApps ของตนเอง มันยังสร้างหน้าจอจำนวนมากโดยอัตโนมัติเพื่อเพิ่มและแก้ไขรายการใหม่ในรายการหรือไลบรารี นอกจากนี้ยังได้รับการทดสอบกับผู้นำในปัจจุบันทั้งหมดในพื้นที่อุปกรณ์เคลื่อนที่ มี IDE เป็นของตัวเองพร้อมกับภาษาที่ใช้การกำหนดค่าที่เรียบง่ายซึ่งสามารถปรับให้เข้ากับโดยนักพัฒนาด้านเทคนิคหรือแม้แต่ผู้ใช้ที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี
เป็นอีกครั้งที่ฉันมีเครื่องมือ / คุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมของ SharePoint ซึ่งฉันสามารถใช้เพื่อปรับปรุงการนำไปใช้และการใช้งานแพลตฟอร์ม SharePoint รวมเครื่องมือใหม่นี้เข้ากับ SharePoint และ Flow พร้อมกับการแจ้งเตือนแบบพุชและความสามารถในการใช้ฟีเจอร์เคลื่อนที่โดยเนื้อแท้เช่นบริการระบุตำแหน่งที่ตั้งและการโทรเข้าด้วยกันและ PowerApps ได้กลายเป็นจุดสนทนาใหม่ที่ฉันชอบเพื่อพูดคุยกับลูกค้าทางธุรกิจของฉันเกี่ยวกับการยอมรับและการใช้ประโยชน์ SharePoint
ในความเป็นจริง POC ของฉันไม่เพียง แต่ได้รับจากธุรกิจของฉันด้วยความกระตือรือร้นเท่านั้น แต่เนื่องจากการใช้คุณสมบัติมือถือของฉันเช่นบริการระบุตำแหน่งและการนำทางด้วย GPS ฉันจึงถูกขอให้นำเสนอแอปพลิเคชัน POC ของฉันต่อวิศวกรรม PowerApps เพื่อเป็นตัวอย่างของสิ่งที่สามารถทำได้ด้วย เครื่องมือ.
ในขณะที่ฉันนั่งอยู่ตรงที่นั่งริมหน้าต่างมุ่งหน้าไปยังซานฟรานซิสโกฉันไม่เคยนึกเลยว่าการเดินทางที่เรียบง่ายนั้นจะส่งผลกระทบที่สำคัญต่ออาชีพด้านเทคนิคของฉันได้อย่างไร SharePoint เป็นไฟล์ นวัตกรรมใหม่ และเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันและ Microsoft ยังคงส่งมอบวิสัยทัศน์และทิศทางด้วย SharePoint
เช่นเดียวกับโซลูชัน SaaS หรือ PaaS หลายพันรายการที่มีให้เราในปัจจุบันเราต้องมั่นใจว่าเราเข้าใจวิธีใช้โซลูชันเหล่านี้อย่างดีที่สุด การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจโดยรวมอย่างต่อเนื่องและสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าทางธุรกิจของเรา SharePoint กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในคลังแสงของฉัน ฉันรอคอยอนาคตและสิ่งที่ SharePoint จะนำเสนอสำหรับฉันและธุรกิจของฉัน
SharePoint เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันบนเว็บและ CMS ใช้สำหรับสิ่งต่างๆง่ายๆเช่นการทำงานร่วมกันเป็นทีมและขนาดใหญ่เท่ากับอินทราเน็ตขององค์กรระดับโลก ด้วยการเพิ่ม Flow และ PowerApps SharePoint ยังสามารถใช้เป็นการจัดการกระบวนการจัดการเอกสารและแพลตฟอร์มอุปกรณ์เคลื่อนที่
ไซต์ SharePoint ถูกสร้างขึ้นที่ศูนย์การจัดการ SharePoint เมื่อสร้างขึ้นแล้วเจ้าของไซต์จะสามารถจัดเตรียมและดูแลไซต์ได้
บทบาทของนักพัฒนา SharePoint สามารถทำได้ง่ายๆเพียงแค่สร้างแบรนด์และกำหนดค่าไซต์โดยใช้ฟีเจอร์แบบสำเร็จรูป (OOTB หรือ OOB) หรือทำการปรับแต่งขนาดเล็กโดยใช้ HTML, JavaScript และ JQuery บทบาทขั้นสูงรวมถึงการสร้างแอป / add-in ที่โฮสต์โดยผู้ให้บริการเต็มรูปแบบ (PHA) โดยใช้แบบจำลองวัตถุ SharePoint แบบเต็ม CSOM
บริการ SharePoint คือ API ส่วนหลังที่ควบคุมฟังก์ชันการทำงานทั้งหมดภายในแพลตฟอร์ม SharePoint อนุญาตให้นักพัฒนาสร้างฟังก์ชันการทำงานแบบกำหนดเองเพื่อรวมเข้ากับไซต์ SharePoint
ไซต์ SharePoint เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันบนเว็บที่ช่วยให้ขึ้นอยู่กับแม่แบบที่คุณใช้เช่นหน้าเว็บที่กำหนดเองการแชร์เอกสารและรายการแบบกำหนดเอง ทุกไซต์เป็นลูกของไซต์คอลเลกชันหลัก
