บทสรุปผู้บริหาร

ERP คืออะไรและทำไมต้องใช้?

• ERP คือชุดของระบบที่ ผูกสัมพันธ์กันทั้งหมด ของกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร มัน ช่วยให้ สร้างมาตรฐานปรับปรุงและรวมกระบวนการทั้งด้านทรัพยากรบุคคลการเงินการจัดจำหน่ายและซัพพลายเชน
• การใช้ ERP สามารถทำได้ ที่ใดก็ได้ระหว่าง หกเดือนและสองปี มีอิทธิพลต่อไทม์ไลน์ สามารถรวม ขนาดของ บริษัท หรือการถ่ายโอนข้อมูลจากระบบเดิมและอื่น ๆ
• ERP สามารถให้ ทุกอย่างจาก เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความปลอดภัยของข้อมูลเพื่อความสามารถในการปรับขนาดและการประหยัดต้นทุนด้วยเหตุผลหลักที่ระบุไว้ด้านล่าง
• เมื่อกระบวนการและข้อมูลทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติและรวมศูนย์ พนักงานจะพบ พวกเขาทำงานด้วยตนเองน้อยลงได้รับความสามารถในการรายงานที่ง่ายขึ้นและสามารถจัดการการดำเนินงานโดยรวมในเชิงรุกโดยมีการหยุดชะงักน้อยลงมาก

ขั้นตอนในการดำเนินการใช้ ERP คืออะไร?

• ขั้นตอนที่ 1 - การประเมินความพร้อมของคุณสำหรับการใช้งาน ERP บางครั้งองค์กรอยู่ในจุดเปลี่ยนที่ชัดเจนซึ่งเห็นได้ชัดว่าจำเป็นต้องใช้ ERP อย่างไรก็ตามการใช้ ERP เป็นความพยายามที่มีความเสี่ยงเป็นพื้นฐาน สำหรับ บริษัท ขนาดเล็กที่ย้ายออกจากสเปรดชีต Excel และใช้ Microsoft Dynamics GP อาจจะเป็น $ 100,000 สำหรับ บริษัท ที่ใหญ่กว่าอาจมีราคาหลายล้านดอลลาร์ นอกจากนี้ยังเป็นการลงทุนที่สำคัญจากพนักงานในแง่ของค่าผ่านทางอารมณ์และค่าใช้จ่ายของความพยายามพิเศษ มีมากเท่ากับ 75% ของการติดตั้ง ERP ล้มเหลว เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
• ขั้นตอนที่ 2 - เอกสารกระบวนการทางธุรกิจ ถัดไปคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการทางธุรกิจของคุณได้รับการบันทึกและรวบรวมไว้อย่างดีในที่เดียว ซึ่งรวมถึงกระบวนการสำคัญที่เห็นได้ชัดตลอดจนกิจกรรมที่เกิดซ้ำอย่างละเอียดที่สุด เอกสารนี้ช่วยให้ผู้นำมีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตความซับซ้อนและข้อกำหนดขั้นต่ำของโครงการ ข้อมูลนี้จะถูกส่งต่อไปยังไฟล์ ผู้ค้าปลีกมูลค่าเพิ่ม (VAR) ซึ่งเป็นผู้จัดการด้านเทคนิคของการใช้งานและช่วยคุณปรับแต่งซอฟต์แวร์ของคุณ ยิ่งคุณให้ข้อมูล VAR ได้มากเท่าไหร่พวกเขาก็จะทำงานได้ดีขึ้นเท่านั้น
• ขั้นตอนที่ 3 - ระบุ VAR และโซลูชันซอฟต์แวร์ที่คุณจะนำไปใช้ การเลือกแพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมมีความสำคัญต่อความสำเร็จของ ERP แต่ก็เป็นส่วนที่เต็มไปด้วยกระบวนการ เปลี่ยนเอกสารกระบวนการที่มีประสิทธิภาพของคุณให้เป็นคำอธิบายที่กระชับเกี่ยวกับข้อกำหนดเฉพาะและขอให้ VAR พูดเฉพาะกับข้อกำหนดเหล่านั้นในการนำเสนอ นอกจากนี้ให้ถาม VAR ว่า บริษัท อื่นที่คล้ายคลึงกันใช้ซอฟต์แวร์ที่พวกเขาขายอะไรบ้างและ บริษัท ใดบ้างที่ VAR ใช้งานได้ คุณควรรับฟังข้อบ่งชี้ว่า VAR เข้าใจธุรกิจของคุณและเคยทำงานกับข้อกำหนดที่คล้ายกันมาก่อน
• ขั้นตอนที่ 4 - เจรจาสัญญากับ VAR กำหนดความหมายของการนำไปใช้งานที่ประสบความสำเร็จในสัญญาอย่างน้อยก็เป็นภาคผนวกหากเพิ่ม 50 หน้าด้วยผังงานและไดอะแกรมหลายรายการดังนั้นไม่ว่าจะเป็น พยายามหลีกเลี่ยงข้อตกลงต้นแบบของ VAR และขอคำปรึกษาของคุณเอง ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจากการสิ้นสุดของคุณคือสัญญาราคาคงที่แน่นอนโดยการลงชื่อออกครั้งสุดท้ายจะอยู่กับคุณ
• ขั้นตอนที่ 5 - กำหนดกลยุทธ์ภายในอย่างชัดเจนและแสวงหาการซื้อในวงกว้าง ณ จุดนี้ควรจัดตั้งทีมโครงการหลักเพื่อช่วยในการเปิดตัวซอฟต์แวร์ ทีมควรมีผู้สนับสนุนผู้บริหารและผู้จัดการโครงการภายใน ผู้สนับสนุนผู้บริหารควรมีอาวุโสมากควรรักษาการกำกับดูแลและความรับผิดชอบในระดับสูงสำหรับเป้าหมายของโครงการและควรระบุกลยุทธ์โดยรวมสำหรับทีมงานประจำวันเพื่อดำเนินการ ผู้จัดการโครงการภายในควรเป็นบุคคลที่มีทักษะการจัดการโครงการที่แสดงให้เห็น แม้จะอยู่เหนือระดับของผู้สนับสนุนผู้บริหารต้องมีความมุ่งมั่นในการดำเนินการจากตำแหน่งสูงสุดในองค์กร หากประธานหรือซีอีโอไม่สนใจโครงการดังกล่าวจะส่งสัญญาณให้คนอื่น ๆ ในองค์กรเห็นว่าการต่อต้านอาจเป็นสิ่งที่ยอมรับได้และอาจสร้างความเสี่ยงได้
• ขั้นตอนที่ 6 - มุ่งเน้นไปที่ลำดับความสำคัญหลักก่อนถ่ายทอดสด เวลาสุดท้ายที่คุณสามารถลดความเสี่ยงได้คือในช่วงเวลาก่อนถ่ายทอดสด กิจกรรมสำคัญสามอย่างเกิดขึ้นในเวลานี้ (การทดสอบการฝึกอบรมและเวอร์ชันข้อมูล) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละคนได้รับการจัดสรรความสนใจอย่างเพียงพอ
• ขั้นตอนที่ 7 - ถ่ายทอดสดด้วยซอฟต์แวร์ใหม่ เมื่อถึงเวลาถ่ายทอดสดทางที่ดีควรสื่อสารกับทั้งองค์กรว่าทุกคนต้องมีความยืดหยุ่นและพร้อมใช้งานสูงสุด ไม่ว่าการเตรียมตัวจะดีแค่ไหนก็จะมีความท้าทายที่คาดไม่ถึง จัดลำดับความสำคัญของการโหลดงบดุลเริ่มต้นที่ถูกต้องและทันที ณ วันที่ตัดบัญชี มีหลายวิธีที่อาจเป็นเรื่องท้าทายเนื่องจากรายละเอียดที่จำเป็นในการติดตามทรัพย์สินและหนี้สินในบัญชีแยกประเภทของ บริษัท ย่อยอย่างถูกต้องและครบถ้วน สินค้าคงคลังและบัญชีลูกหนี้มักจะเป็นบัญชีที่มีความเสี่ยงที่สุด

บทนำ

ในชีวิตขององค์กรที่เติบโตเกือบทุกแห่งมีช่วงเวลาหนึ่งที่ระบบและกระบวนการที่ให้บริการตั้งแต่เริ่มก่อตั้งไม่เพียงพอ ธุรกิจในระยะเริ่มต้นมีแนวโน้มที่จะเติบโตขึ้นด้วยระบบซอฟต์แวร์พื้นฐานและต้นทุนต่ำและการพึ่งพาความพยายามและความสามารถของพนักงานธุรการคนสำคัญเพียงไม่กี่คน อย่างไรก็ตามในบางครั้งซอฟต์แวร์ก็ไม่สามารถอยู่กับธุรกิจได้และพนักงานที่เชื่อถือได้จะถูกใช้งานมากเกินไป ทำให้เกิดช่องว่างความสามารถ ที่องค์กรต้องดำเนินการเพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ หากไม่ดำเนินการเพื่อปรับปรุงกระบวนการช่องว่างของความสามารถนี้จะขยายและขัดขวางความสามารถของธุรกิจในการเติบโตและแข่งขัน

สำหรับองค์กรส่วนใหญ่ ณ จุดเปลี่ยนที่สำคัญนี้มีทางเลือกในการดำเนินการที่มีประสิทธิภาพ การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ซอฟต์แวร์ซึ่งรวมทุกส่วนของธุรกิจและช่วยในการเอาชนะช่องว่างด้านความสามารถดังกล่าวข้างต้น นี่เป็นการตัดสินใจที่เป็นผลพวงอย่างมากในชีวิตของธุรกิจและต้องเข้าหาโดยให้ความสำคัญกับการบริหารความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง แม้ว่า ERP อาจไม่เซ็กซี่ แต่ก็มีความสำคัญสูงสุดสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตและไม่ควรละเลย

เป็นเวลานาน ผู้ควบคุมทางการเงิน และเมื่อไม่นานมานี้ฉันเป็นผู้จัดการทั่วไปของธุรกิจฉันได้ทำงานเกี่ยวกับการใช้งานหลายอย่างโดยใช้ชุดซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันสามชุดทั้งในระบบและระดับโมดูล เป็นที่ชัดเจนว่าธุรกิจสมัยใหม่ต้องการ ERP และฉันก็ชอบใช้ประโยชน์จากมันอย่างแน่นอน อย่างไรก็ตามเป็นสิ่งสำคัญยิ่งที่ผู้นำจะต้องมุ่งเน้นไปที่การดำเนินการที่แม่นยำตลอดทั้งกระบวนการ เนื่องจากทุกผลลัพธ์ของโครงการติดตั้งซอฟต์แวร์จะส่งผลกระทบต่อธุรกิจในอนาคตบทความนี้จะให้ประโยชน์และความเสี่ยงของ ERP แก่ผู้นำองค์กรตลอดจนคู่มือการใช้งานทีละขั้นตอนโดยละเอียด

ERP คืออะไรและทำไมต้องใช้?

ERP คืออะไร?

ERP หมายถึงชุดของระบบที่ ผูกสัมพันธ์กันทั้งหมด ของกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรและช่วยให้การไหลของข้อมูลระหว่างกระบวนการและฟังก์ชันต่างๆ มัน ช่วยให้ สร้างมาตรฐานปรับปรุงและรวมกระบวนการทั้งด้านทรัพยากรบุคคลการเงินการกระจายห่วงโซ่อุปทาน - การรวมแง่มุมที่แตกต่างกันของ บริษัท เป็นหนึ่งเดียว ระบบที่ครอบคลุม ซอฟต์แวร์พื้นฐานใช้แพลตฟอร์มรวมและข้อกำหนดข้อมูลทั่วไป ปัจจุบันระบบ ERP ยังให้บริการระบบธุรกิจอัจฉริยะระบบอัตโนมัติของฝ่ายขายและระบบอัตโนมัติทางการตลาด ในความเป็นจริงตอนนี้เว็บไซต์อีคอมเมิร์ซส่วนใหญ่ เชื่อมโยงอย่างแน่นหนา เป็น back-end ERP บางรูปแบบ การใช้ ERP ที่มีประสิทธิภาพไม่เพียง แต่ต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมเท่านั้น แต่ยังต้องมีเอกสารประกอบการซื้อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักการสื่อสารกับผู้ขายและการฝึกอบรมพนักงาน

แม้ว่าจะไม่มีกรอบเวลามาตรฐานสำหรับการติดตั้ง ERP แต่ก็สามารถใช้เวลาได้ ที่ใดก็ได้ระหว่าง หกเดือนและสองปี อิทธิพลบนไทม์ไลน์แตกต่างกันไปตาม บริษัท แต่ สามารถรวม ขนาดของ บริษัท การถ่ายโอนข้อมูลจากระบบเดิมและความซับซ้อนของระบบที่กำลังติดตั้ง ซึ่งแตกต่างจากการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์หลายอย่างที่สามารถแยกออกจากกันได้ในภายหลังเป็นเรื่องผิดปกติที่องค์กรจะดำเนินการติดตั้ง ERP มากกว่าหนึ่งครั้ง

ERP มีประโยชน์อย่างไร?

ERP สามารถให้ ทุกอย่างจาก เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความปลอดภัยของข้อมูลเพื่อความสามารถในการปรับขนาดและการประหยัดต้นทุนด้วยเหตุผลหลักที่ระบุไว้ด้านล่าง เมื่อกระบวนการและข้อมูลทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติและรวมศูนย์ พนักงานจะพบ พวกเขาทำงานด้วยตนเองน้อยลงได้รับความสามารถในการรายงานที่ง่ายขึ้นและสามารถจัดการการดำเนินงานโดยรวมในเชิงรุกโดยมีการหยุดชะงักน้อยลง

การใช้งานซอฟต์แวร์ที่โดดเด่นที่ฉันเป็นผู้นำคือการเพิ่มไฟล์ สลักเกลียว โมดูลระบบอัตโนมัติของบัญชีเจ้าหนี้ (AP) ในสภาพแวดล้อม Oracle โมดูลนี้แยกออกจากระบบ ERP แต่ใช้ฐานข้อมูลเดียวกันและถูกรวมเข้าด้วยกันอย่างสมบูรณ์ ฉันเป็นผู้ควบคุมกลุ่ม บริษัท ใหม่มูลค่า 500 ล้านดอลลาร์และระบบที่มีอยู่ก็เป็นระบบที่ล้าสมัย ฉันตกใจมากที่พบว่าทีมบัญชีเจ้าหนี้กำลังสับกระดาษตามตัวอักษรประมาณ 20 สำนักงานที่แตกต่างกันตรวจสอบชื่อย่อการอนุมัติบนกระดาษชำระเงิน 100% สำหรับเช็คทางกายภาพจากนั้นให้ฉันเซ็นเช็คทุกครั้ง ใบแจ้งหนี้กระดาษยังถูกเก็บไว้ในกล่องไฟล์เป็นเวลาเจ็ดปีหรือมากกว่านั้น

โดยรวมแล้วเป็นการใช้งานที่สะอาด: เราระบุโอกาสที่ชัดเจนในการปรับปรุงตัดสินใจที่จะดำเนินการอย่างจริงจังด้วยโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดที่มีอยู่จากนั้นวางรากฐานเบื้องต้นในการจัดการความเสี่ยงโดยการจัดทำเอกสารกระบวนการของเราอย่างละเอียดและโดยการหาฝ่ายบริหาร ผลลัพธ์รวมถึงต้นทุนการทำธุรกรรมที่ลดลงอย่างมากและความสามารถในการตรวจสอบลักษณะของค่าใช้จ่ายที่ดีขึ้น ฉันต้องการเน้นย้ำว่าการซื้อเข้าเป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่าฉันจะยังใหม่กับองค์กรและรู้สึกว่าทีมบัญชีควรกำหนดนโยบายของตนเอง แต่ CFO ทำให้ฉันขายผู้จัดการทั่วไปของแต่ละธุรกิจที่เป็นส่วนประกอบในการนำไปใช้อย่างถูกต้อง เราดำเนินการโดยได้รับการสนับสนุนจากผู้นำทางธุรกิจที่สำคัญส่วนใหญ่โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่ไม่ได้อยู่ร่วมกับทีมบัญชี ในที่สุดซอฟต์แวร์ AP ซึ่งในปี 2014 อยู่ในขอบเขตเฉพาะสำหรับสหรัฐอเมริกาและแคนาดา (65% ของธุรกิจทั้งหมด) ได้รับการขยายไปทั่วโลกในเวลาต่อมาทั่วทั้ง บริษัท

ทับทิมบนรางรถไฟได้รับความนิยมแค่ไหน

ตอนนี้เรามาดูขั้นตอนการติดตั้ง ERP กัน

ขั้นตอนที่ 1 - การประเมินความพร้อมของคุณสำหรับการใช้งาน ERP

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้บางครั้งองค์กรอยู่ในจุดเปลี่ยนที่ชัดเจนซึ่งเห็นได้ชัดว่าจำเป็นต้องใช้ ERP:

• องค์กรกำลังประสบกับการเติบโตอย่างรวดเร็วในด้านรายได้สินค้าคงคลังหรือความหลากหลายของสายผลิตภัณฑ์ โดยทั่วไปการเติบโตจะผลักดันให้เกิดความซับซ้อนทางธุรกิจที่เพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปและเป็นความคิดที่ดีที่จะแก้ไขปัญหาปลายน้ำที่อาจเกิดขึ้นได้
• ระบบเดิม (โดยเฉพาะระบบที่พึ่งพา Excel หรือ Access-reliant) กำลังพังทลายลงภายใต้น้ำหนักของธุรกิจที่ซับซ้อนมากขึ้น หากคุณไม่ได้ใช้ระบบที่เหมาะสมในขณะที่กำลังเกิดการเติบโตคุณสามารถไปถึงจุดที่ขีดความสามารถทางธุรกิจของระบบเดิมของคุณพังทลาย
• องค์กรจำเป็นต้องแสดงให้เห็นถึงกระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นการควบคุมภายในหรือความสามารถในการรายงานทางการเงินเพื่อเข้าถึงแหล่งเงินทุนของธนาคาร บางครั้งธนาคารจะทำให้ความเป็นมืออาชีพในการทำงานด้านการเงินขององค์กรเป็นเงื่อนไขสำหรับการกู้ยืมใหม่หรือเพิ่มขึ้น ซึ่งอาจรวมถึงการนำระบบใหม่มาใช้เช่นเดียวกับการทำสัญญาให้บริการด้านการประกัน
• องค์กรได้เพิ่มสถานที่ตั้งเพิ่มเติมนอกเหนือจากไซต์ก่อตั้ง การมีสถานที่มากกว่าหนึ่งแห่งอาจทำให้การจัดการข้อมูลแบบเรียลไทม์เป็นเรื่องยากมากและระบบ ERP ก็ช่วยได้มาก
• มีปัญหากับระบบที่ใช้อยู่ โดยทั่วไปผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์จะหยุดให้การสนับสนุนหรืออัปเดตระบบธุรกิจรุ่นเก่าในบางจุดซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาด้านฟังก์ชันการทำงานและความปลอดภัย

อย่างไรก็ตามการใช้ ERP เป็นความพยายามที่มีความเสี่ยงเป็นพื้นฐาน ความล้มเหลวโดยสิ้นเชิงสามารถทำให้ธุรกิจพิการได้เป็นระยะเวลานานในขณะที่ความล้มเหลวบางส่วนสามารถสร้างความไร้ประสิทธิภาพที่ยากต่อการแก้ไข วิธีที่ดีที่สุดที่ฉันสามารถอธิบายความใหญ่โตของการตัดสินใจ ERP ก็คือเกือบจะเป็นสิ่งที่ถาวรสำหรับ บริษัท โดยทั่วไปการลงทุนทางการเงินจะค่อนข้างสูงแม้ว่าจะสามารถทำได้โดยทั่วไปแล้วจะสอดคล้องกับค่าใช้จ่ายด้านทุนที่ใหญ่ที่สุดที่ธุรกิจทำมาจนถึงปัจจุบัน สำหรับ บริษัท ขนาดเล็กที่ย้ายออกจากสเปรดชีต Excel และใช้ Microsoft Dynamics GP อาจเป็นเงิน 100,000 เหรียญ สำหรับ บริษัท ที่ใหญ่กว่าอาจมีราคาหลายล้านดอลลาร์ นอกจากนี้ยังเป็นการลงทุนครั้งสำคัญจากพนักงานในแง่ของค่าผ่านทางอารมณ์และค่าใช้จ่ายของความพยายามพิเศษ

ขั้นตอนที่ 1A: ระบุสิ่งที่คุณต้องได้รับ

คิดในแง่ของการบริหารความเสี่ยงและระบุสิ่งที่คุณหวังว่าจะได้รับจากการใช้ ERP อย่างมีสติ วัดผลเทียบกับต้นทุนของการดำเนินการที่ล้มเหลว เป็นไปได้ว่าคำตอบที่ถูกต้องคือการยึดติดกับกระบวนการปัจจุบันของคุณและเลื่อนการใช้ ERP ออกไป มีหลายครั้งที่เทคโนโลยีที่ต่ำกว่ามีเหตุผลและผลประโยชน์ที่ได้รับจากซอฟต์แวร์ใหม่ไม่ได้เป็นเพียงปัจจัยด้านต้นทุน ตัวอย่างเช่นฉันเคยเลือกที่จะใช้ไฟล์ โปรแกรมอิสระ ในระดับสากลเพื่อทำให้วิธีการประมวลผลค่าใช้จ่ายที่มีอยู่และน่าเบื่อเป็นไปโดยอัตโนมัติ โชคดีที่ความพยายามนี้ให้ค่าใช้จ่ายเพียงครั้งเดียว 50 ดอลลาร์รวมถึงทิป 20 ดอลลาร์แทนที่จะเป็นการอัปเกรดระบบที่ยาวและมีราคาแพง

หากคุณตัดสินใจเกี่ยวกับการใช้ ERP ขอแนะนำให้คุณตอบคำถามต่อไปนี้เป็นลายลักษณ์อักษร:

• ธุรกิจหลังเปิดตัว 90 วันมีลักษณะอย่างไร
• ปัญหาทางธุรกิจใดที่จะได้รับการแก้ไขอันเป็นผลมาจากการนำไปใช้?

รับคำตอบเหล่านั้นและใช้เพื่อกำหนดเป้าหมายของโครงการดำเนินการอย่างชัดเจน จะมีบางครั้งในระหว่างกระบวนการที่คุณจะได้รับแจ้งว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนสมมติฐานหรือต้องมีการประนีประนอม การมีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อกำหนดของโครงการคุณจะมีโอกาสน้อยที่จะประนีประนอมที่ก่อให้เกิดความเสียหายอย่างมีนัยสำคัญ

ขั้นตอนที่ 1B: ทำความเข้าใจว่าความล้มเหลวอาจมีลักษณะอย่างไร

เมื่อคุณได้อธิบายอย่างชัดเจนว่าเหตุใดคุณจึงติดตั้ง ERP และคุณได้พิจารณาแล้วว่าการทำเช่นนั้นคุ้มค่ากับความเสี่ยงที่มีอยู่แล้วสิ่งสำคัญคือคุณต้องเลือกเครื่องมือ ERP ที่เหมาะสมและนำไปใช้ให้สำเร็จ มีมากเท่ากับ 75% ของการติดตั้ง ERP ล้มเหลว เพื่อบรรลุเป้าหมายอย่างเต็มที่และเราจะทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อปรับปรุงโอกาสแห่งความสำเร็จโดยใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ขั้นตอนที่ 2 - เอกสารกระบวนการทางธุรกิจ

เมื่อคุณตัดสินใจที่จะติดตาม ERP แล้วงานที่สำคัญที่สุดคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการทางธุรกิจของคุณได้รับการบันทึกไว้อย่างดีและรวบรวมไว้ในที่เดียว ซึ่งรวมถึงกระบวนการสำคัญที่ชัดเจนเช่น จัดหาเพื่อจ่าย และ เพื่อเงินสด แต่ควรครอบคลุมแม้กระทั่งกิจกรรมที่เกิดขึ้นประจำอย่างละเอียดที่สุดเช่นการเตรียมความพร้อมของพนักงานหรือการอนุมัติบัตรลงเวลา คุณต้องทำสิ่งนี้ก่อนที่จะทำตามขั้นตอนอื่น ๆ เนื่องจากทุกกระบวนการที่ไม่มีเอกสารจะกลายเป็นข้อสันนิษฐานและทุกข้อสันนิษฐานมีความเสี่ยง นอกจากนี้เอกสารนี้ยังช่วยให้ผู้นำมีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตความซับซ้อนและข้อกำหนดขั้นต่ำของโครงการ

องค์ประกอบสำคัญของโครงการเอกสารของคุณคือการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้านข้อมูลอย่างชัดเจนในแต่ละขั้นตอนของแต่ละกระบวนการทางธุรกิจ การดำเนินการล้มเหลวในระดับต่ำสุดของ บริษัท เมื่อกระบวนการไม่ได้แปลอย่างสมบูรณ์หรือเมื่อทีมผู้นำของผู้บริหารไม่พิจารณาผลกระทบที่เกิดขึ้น ฉันเคยเห็นความล้มเหลวประเภทนี้มาแล้วนับครั้งไม่ถ้วน ในการใช้งานครั้งล่าสุดของฉันทีมบริการลูกค้าได้เน้นย้ำว่ามีฟิลด์ความชอบของลูกค้าที่สำคัญในระบบเดิมที่มีความสำคัญต่อการให้บริการระดับสูงตามธรรมเนียมของเรา อย่างไรก็ตามผู้จัดการโครงการไอทีสันนิษฐานอย่างไม่ถูกต้องว่าฟิลด์นั้นไม่จำเป็นทำให้ข้อกำหนดนั้นลดลง สิ่งนี้นำไปสู่ปัญหาการบริการลูกค้าหลายประการโดยตรงโดยการลบฟังก์ชันหลักออกจากกระบวนการประกันคุณภาพ

ธุรกิจในระยะเริ่มต้นส่วนใหญ่ไม่มีเอกสารที่เพียงพอและขอแนะนำให้ขอความช่วยเหลือจากภายนอกจาก CPA หรือที่ปรึกษามืออาชีพเพื่อรวบรวมข้อมูลนี้ร่วมกัน เป็นไปได้ว่าทีมงานภายในของคุณจะขาดเวลาและความสามารถในการทำเช่นนั้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธุรกิจส่วนตัวที่มีความคล่องตัวและคล่องตัวมองว่าการออกกำลังกายเป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับความคล่องตัว

การให้เอกสารแก่ผู้ค้าปลีกมูลค่าเพิ่ม (VAR) ของคุณ

นอกจากนี้คุณต้องระบุทุกสิ่งที่ธุรกิจทำอย่างชัดเจนเพราะคุณจะส่งข้อมูลนั้นไปให้คุณ ตัวแทนจำหน่ายที่มีมูลค่าเพิ่ม (VAR) ซึ่งเป็นผู้จัดการด้านเทคนิคของการใช้งานและช่วยคุณปรับแต่งซอฟต์แวร์ของคุณ ยิ่งคุณให้ข้อมูล VAR ได้มากเท่าไหร่พวกเขาก็จะทำงานได้ดีขึ้นเท่านั้น หากคุณไม่ให้ข้อมูล VAR มากนักพวกเขาจะตั้งสมมติฐานเพื่อเติมเต็มช่องว่างของความรู้ สมมติฐานเหล่านี้อาจขึ้นอยู่กับประสบการณ์ของพวกเขาเองหรือจากการสนทนาสั้น ๆ กับพนักงานที่ไม่มีภาพรวมทั้งหมด VAR มีระยะเวลาที่ จำกัด และจำเป็นสำหรับพวกเขาที่จะต้องได้รับทรัพยากรเข้าและออกจากงาน และเนื่องจากโดยทั่วไปแล้ว บริษัท ส่วนใหญ่จะใช้ ERP เพียงครั้งเดียวจึงไม่จำเป็นต้องได้รับแรงจูงใจจากการทำธุรกิจซ้ำ

ลองนึกถึงความเสี่ยงเช่นนี้ VAR ที่เข้าใจเพียง 30% ของธุรกิจของคุณมีแนวโน้มที่จะส่งมอบโซลูชันที่ตรงกับความต้องการของคุณ 30% ด้วยการจัดทำเอกสารที่ครบถ้วนและถูกต้องก่อนสรุปสัญญาด้วย VAR คุณจะลดความเสี่ยงนี้ให้เหลือน้อยที่สุด สิ่งนี้เกิดขึ้นในหลายวิธีที่สำคัญ:

• VAR ถูกปล่อยให้ตั้งสมมติฐานน้อยลง
• ข้อกำหนดของกระบวนการที่สำคัญได้รับการวางแผนและดำเนินการตลอดทั้งกระบวนการ
• ทรัพยากรภายในของคุณรู้สึกว่ารับฟังและพิจารณาข้อมูลของพวกเขา
• คุณสามารถทำสัญญากับ VAR ได้อย่างแม่นยำมาก

จากประสบการณ์ที่โชคร้ายกว่านั้นของฉันทีมธุรกิจไม่สามารถระบุข้อกำหนดการใช้งานสำหรับโซลูชัน ERP / อีคอมเมิร์ซที่เชื่อมโยงอย่างแน่นหนา เราได้รับเว็บไซต์ที่ลูกค้าของเราใช้ไม่ได้โดยทั่วไป สมมติฐานของ VAR คือรูปลักษณ์ของไซต์ที่หันหน้าเข้าหาลูกค้าของเราไม่สำคัญตราบใดที่มีการเชื่อมโยงอย่างแน่นหนากับระบบ ERP ในระดับธุรกิจเราไม่เห็นไซต์นี้จนกว่าจะถึงสองสัปดาห์หลังจากที่ควรจะเผยแพร่ เพื่อแก้ไขปัญหานี้เราใช้เวลาหลายเดือนในการเพิ่มประสิทธิภาพและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหลายหมื่นดอลลาร์ อย่าปล่อยให้ VAR ถือว่า

ขั้นตอนที่ 3 - ระบุ VAR และโซลูชันซอฟต์แวร์ที่คุณจะนำไปใช้

การเลือกแพคเกจซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมมีความสำคัญต่อความสำเร็จของ ERP แต่ก็เป็นส่วนที่เต็มไปด้วยกระบวนการ การทำวิจัยไม่ใช่เรื่องง่ายเพราะ VAR เป็นประโยชน์สูงสุดในการทำให้สิ่งต่างๆทึบแสง ดังนั้นฉันขอแนะนำให้เปลี่ยนเอกสารกระบวนการที่มีประสิทธิภาพของคุณให้เป็นคำอธิบายที่กระชับเกี่ยวกับข้อกำหนดเฉพาะและขอให้ VAR พูดเฉพาะกับข้อกำหนดเหล่านั้นในการนำเสนอ ยิ่งคุณเจาะจงมากเท่าไหร่ VAR ก็จะยิ่งเฉพาะเจาะจงมากขึ้นเท่านั้น

ภาษาโปรแกรมซีคืออะไร

ฉันขอแนะนำให้ถาม VAR ด้วยว่า บริษัท อื่น ๆ ที่คล้ายคลึงกันใช้ซอฟต์แวร์ที่พวกเขาขายอะไรบ้างและ บริษัท ใดบ้างที่ VAR ทำงานด้วย คุณควรรับฟังข้อบ่งชี้ว่า VAR เข้าใจธุรกิจของคุณและเคยทำงานกับข้อกำหนดที่คล้ายกันมาก่อน หาก VAR แจ้งให้คุณทราบว่าธุรกิจที่แตกต่างกันนั้นคล้ายคลึงกันให้ไม่เชื่อ

การพิจารณาที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือมีสิ่งที่ไม่ได้มาตรฐานเกี่ยวกับรูปแบบธุรกิจของคุณที่จะทำให้ต้องปรับแต่งระบบหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณสมบัติที่ไม่เป็นมาตรฐานนั้นจำเป็นจริง ๆ หรือไม่? กระบวนการและการปฏิบัติที่ไม่เหมาะสมจำนวนมากมักจะเกิดขึ้นในช่วงปีแรก ๆ ของธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง คิดว่าการปรับแต่งในระบบ ERP ของคุณเป็นความเสี่ยงและต้นทุนในตัว นั่นเป็นเพราะเมื่อมีการอัปเกรดระบบที่ใหญ่ขึ้นทุกครั้งอาจมีการอัปเดตเพียงครั้งเดียวที่จำเป็นในส่วนที่กำหนดเองของซอฟต์แวร์ ใช้การใช้งานนี้เป็นเวลาในการคิดใหม่ปรับปรุงและลดความซับซ้อนของกระบวนการที่มีอยู่

ขั้นตอนที่ 4 - เจรจาสัญญากับ VAR

คุณสามารถช่วยตัวเองจากความเจ็บปวดและความไม่พอใจได้มากโดยการเจรจาสัญญาให้ดี เนื่องจากคุณลงทุนในโครงการเอกสารคุณจึงสามารถอธิบายได้อย่างชัดเจนว่า 'ความสำเร็จ' มีลักษณะอย่างไร ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณกำหนดอย่างชัดเจนว่าความสำเร็จมีลักษณะเป็นอย่างไรในสัญญาอย่างน้อยก็เป็นภาคผนวกหากเพิ่ม 50 หน้าด้วยผังงานและไดอะแกรมหลายรายการดังนั้นไม่ว่าจะเป็น โดยปกติ VAR ต้องการให้ข้อกำหนดที่ทำสัญญาคลุมเครือมากที่สุดและต้องการเรียกเก็บเงินจากคุณเป็นรายชั่วโมง พวกเขายังต้องการเป็นผู้ที่ประกาศเสร็จสิ้นกระบวนการและยินดีที่จะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมในการทำงานที่ควรทำตั้งแต่เริ่มต้น พยายามหลีกเลี่ยงข้อตกลงต้นแบบของ VAR และขอคำปรึกษาของคุณเองที่เกี่ยวข้อง ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจากการสิ้นสุดของคุณคือสัญญาราคาคงที่แน่นอนโดยการลงชื่อออกครั้งสุดท้ายจะอยู่กับคุณ แต่ถ้า VAR ไม่ยืดหยุ่นตามเงื่อนไขให้ลองหาผู้ให้บริการซอฟต์แวร์เดียวกันรายอื่นที่สามารถเจรจาต่อรองได้

ขั้นตอนที่ 5 - กำหนดกลยุทธ์ภายในอย่างชัดเจนและแสวงหาการซื้อในวงกว้าง

ณ จุดนี้ควรจัดตั้งทีมโครงการหลักเพื่อช่วยในการเปิดตัวซอฟต์แวร์ ทีมควรมีผู้สนับสนุนผู้บริหารและผู้จัดการโครงการภายใน ผู้สนับสนุนผู้บริหารควรมีอาวุโสมากควรรักษาการกำกับดูแลและความรับผิดชอบในระดับสูงสำหรับเป้าหมายของโครงการและควรระบุกลยุทธ์โดยรวมสำหรับทีมงานประจำวันเพื่อดำเนินการ ผู้จัดการโครงการภายในควรเป็นบุคคลที่มีทักษะการจัดการโครงการที่แสดงให้เห็น การจัดการโครงการอาจเป็นเรื่องยากเนื่องจากสมาชิกในทีมมักถูกดึงมาจากพื้นที่การทำงานจำนวนมาก โดยทั่วไปแล้วผู้จัดการโครงการจะขาดอำนาจการกำกับดูแลแบบดั้งเดิมเหนือบุคคลใด ๆ ที่พวกเขากำลังจัดการอยู่ ผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพสามารถเอาชนะความท้าทายนี้และบรรลุเป้าหมายของโครงการได้ บุคคลที่ได้รับการรับรองเป็นก ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารโครงการ (PMP) โดยสถาบันการจัดการโครงการมีแนวโน้มที่จะมีทักษะที่จำเป็น

แม้จะอยู่เหนือระดับของผู้สนับสนุนผู้บริหารต้องมีความมุ่งมั่นในการดำเนินการจากตำแหน่งสูงสุดในองค์กร หากประธานหรือซีอีโอไม่สนใจโครงการหรือแม้กระทั่งปลดพนักงานอย่างเห็นได้ชัดก็จะส่งสัญญาณให้คนอื่น ๆ ในองค์กรเห็นว่าการต่อต้านอาจเป็นสิ่งที่ยอมรับได้และสามารถสร้างความเสี่ยงได้

ตัวอย่างเช่นในไฟล์ ผู้ควบคุมทางการเงิน ตำแหน่งที่ฉันดำรงอยู่ฉันผลักดันให้มีการนำบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติมาใช้และได้รับการอนุมัติจากฉันทามติภายใน ในขณะที่เราเปิดตัวซอฟต์แวร์และแสดงให้ผู้จัดการระดับกลางเห็นวิธีการอนุมัติใบแจ้งหนี้หลายคนปฏิเสธที่จะเข้าร่วม ซีอีโอปฏิเสธที่จะเข้าไปมีส่วนร่วมและให้แนวทางแก่ผู้จัดการที่ไม่ย้ายถิ่นฐานเหล่านี้และผลที่ตามมาก็คือการอนุมัติได้ถูกมอบหมายให้กับพนักงานที่ไม่ได้เป็นผู้จัดการซึ่งแทบจะขาดความรู้หรือมุมมองในการประเมินค่าใช้จ่ายที่จะต้องจ่ายอย่างเพียงพอ

ผู้สนับสนุนผู้บริหารและผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องมีเป้าหมายและระยะเวลาที่ชัดเจนในการจัดการ คุณควรตั้งเป้าหมายในช่วงเวลาที่ช้าที่สุดของปีในธุรกิจตามฤดูกาลและกำหนดให้วันที่เริ่มต้นใช้งานจริงตรงกับจุดเริ่มต้นของช่วงเวลานั้น โครงการโดยรวมมีแนวโน้มสูงที่จะดำเนินการได้นานกว่าความคาดหวังเดิมและคุณไม่ต้องการถูกจับได้ว่าต้องเปิดตัวในช่วงเวลาที่เลวร้ายของปีของคุณ

ขั้นตอนที่ 6 - มุ่งเน้นไปที่ลำดับความสำคัญหลักก่อนถ่ายทอดสด

เวลาสุดท้ายที่คุณสามารถลดความเสี่ยงได้คือในช่วงเวลาก่อนถ่ายทอดสด กิจกรรมสำคัญสามอย่างเกิดขึ้นในเวลานี้ (การทดสอบการฝึกอบรมและเวอร์ชันข้อมูล) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละคนได้รับความสนใจอย่างเพียงพอ

การเรียนรู้เครื่องหลามโดยตัวอย่าง

การทดสอบ

ความเชื่อมโยงระหว่าง โมดูล และระบบต้องได้รับการทดสอบเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่ามีการสร้างและถ่ายโอนข้อมูลตามที่ตั้งใจไว้ ตัวอย่างเช่นเมื่อมีการสร้างใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าตามเงื่อนไขคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าโมดูลบัญชีลูกหนี้ทำให้รายการถูกต้องในโมดูลบัญชีแยกประเภททั่วไป การรันธุรกรรมคู่ขนานในระบบเดิมตลอดจนในโซลูชัน ERP ใหม่จะคุ้มค่าเพื่อให้แน่ใจว่ามีฟังก์ชันที่เทียบเท่ากัน ตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วนและตรวจสอบผลลัพธ์โดยละเอียด หากส่วนใดส่วนหนึ่งของระบบไม่ทำงานตามแผนที่วางไว้อย่ามุ่งมั่นที่จะใช้งานจริง

กรณีคลาสสิกของ ERP ที่ล้มเหลวคือ เฮอร์ชีย์ ซึ่งเริ่มใช้งานได้กับโซลูชัน SAP และระบบโบลต์ออนอื่น ๆ อีก 2 ระบบเริ่มตั้งแต่ปี 2539 VAR แนะนำกระบวนการ 48 เดือน แต่เฮอร์ชีย์ยืนยันที่จะใช้งานจริงใน 30 เดือนเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเสร็จสิ้นก่อน Y2K การนำระบบ ERP มาใช้นั้นมีความซับซ้อนเพียงพอ แต่การรวมโซลูชันซัพพลายเชนแยกต่างหากและโซลูชันการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่แยกจากกันทั้งหมดในคราวเดียวก็เป็นสัญญาณของความโอหังเช่นกัน เฮอร์ชีย์ตัดสินใจสละเวลาทดสอบเพื่อให้ถึงกำหนดเส้นตายที่ไม่ได้รับคำแนะนำ การดำเนินการของพวกเขาเป็นหายนะ; เฮอร์ชีย์ไม่สามารถดำเนินการตามคำสั่งซื้อของลูกค้าในช่วงฤดูท่องเที่ยวและ สูญเสียยอดขายไป 100 ล้านเหรียญ ในปี 2542 เป็นผล

การฝึกอบรม

การฝึกอบรมบางอย่างจะเกิดขึ้นพร้อมกันกับการทดสอบเนื่องจากผู้ใช้หลักหรือสองคนจากแต่ละพื้นที่การทำงานจะเข้าร่วมโดยทั่วไป แม้ว่าจะเป็นความผิดพลาดที่ต้องอาศัยผู้ทดสอบเหล่านั้นเป็นผู้ฝึกสอนคนงานคนอื่น ๆ ในพื้นที่ของตน ต้องมีการจัดทำโปรแกรมการฝึกอบรมที่มีการวางแผนไว้อย่างดีโดยมีเวลาที่เพียงพอเพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนได้เรียนรู้ เข้าใจว่าคนที่แตกต่างกันจะมีรูปแบบการเรียนรู้ที่แตกต่างกัน โดยทั่วไปแล้วผู้คนจะเรียนรู้ได้ดีที่สุดเมื่อสามารถเชื่อมโยงระบบใหม่กับกระบวนการเก่าได้ บ่อยครั้งกิจกรรมนั้นเหมือนกันโดยใช้ชื่ออื่น

อย่าเชื่อคนตาบอดว่าผู้คนได้รับการฝึกฝนมาอย่างดีเพียงพอ บ่อยกว่านั้นในครั้งแรกที่ VAR บอกคุณว่าธุรกิจพร้อมที่จะดำเนินการจริงก็ไม่ได้เป็นเช่นนั้น นอกจากนี้อย่าแปลกใจหากระบบที่มีประสิทธิภาพยิ่งต้องการจำนวนคลิกและเวลาในการทำงานมากกว่าระบบเดิม กระบวนการอาจใช้เวลานานขึ้นและอาจต้องใช้คนมากขึ้นในการดำเนินการในแต่ละวัน จะดีมากถ้าคุณมั่นใจได้ว่าคุณมักจะซื้อการประหยัดต้นทุนแรงงานด้วย ERP แต่บางครั้งคุณก็ไม่ได้ คุณกำลังแลกเปลี่ยนต้นทุนแรงงานที่ค่อนข้างสูงขึ้นเพื่อเพิ่มขีดความสามารถและ / หรือการควบคุมภายใน สำหรับหลาย ๆ ธุรกิจนั่นคือการซื้อขายที่คุ้มค่า แต่คาดหวังว่านี่เป็นไปได้

การแปลงข้อมูล

มีกระบวนการที่เกิดขึ้นในตอนท้ายของการใช้ ERP ทุกครั้งที่เรียกว่าการแปลงข้อมูลซึ่งฟังดูค่อนข้างตรงไปตรงมาและไม่เป็นพิษเป็นภัย โดยปกติจะเป็นปัญหามากกว่าที่คาดไว้มากและเป็นสาเหตุทั่วไปของความล่าช้าและปัญหาหลังการเปิดตัว การแปลงข้อมูลเป็นงานที่ต้องใช้มือและน่าเบื่อเป็นส่วนใหญ่และโดยปกติจะต้องทำงานจากทรัพยากรที่ใช้งานได้ซึ่งคุ้นเคยกับลักษณะของข้อมูลมากที่สุด ข้อผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ อาจสร้างปัญหาใหญ่เมื่อย้ายข้อมูลดังนั้นจึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแนวทางการประกันคุณภาพที่มีประสิทธิภาพ

ในการนำไปใช้งานครั้งเดียวเราอาศัยทีมไอทีภายในเพื่อนำข้อมูลสินค้าคงคลังแบบละเอียดจากระบบเดิมและแมปอย่างถูกต้องกับฟิลด์ที่เทียบเท่าในโซลูชัน ERP ที่เพิ่งนำมาใช้ เมื่อข้อมูลถูกจัดการในสเปรดชีตองค์ประกอบของมันจึงไม่ตรงแนวระหว่างแถวและแอตทริบิวต์ที่ไม่ถูกต้องทั้งหมดถูกกำหนดให้กับรายการสินค้าคงคลังเฉพาะหลายพันรายการ สิ่งนี้ทำให้เกิดความไร้ประสิทธิภาพในการดำเนินการในแต่ละวันเนื่องจากมีการสั่งซื้อสินค้าคงคลังและโครงการล้างข้อมูลด้วยตนเองที่ดำเนินอยู่ซึ่งใช้เวลาหกเดือนจึงจะเสร็จสมบูรณ์

ส่วนสำคัญของการแปลงข้อมูลคือ การล้างข้อมูล . ระบบเดิมมีวิธีการสะสมข้อมูลที่ไร้ประโยชน์เมื่อเวลาผ่านไปซึ่งไม่คุ้มค่าที่จะนำเข้าสู่สภาพแวดล้อมระบบใหม่ ตัวอย่างบางส่วนเป็นราคาและข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่ล้าสมัย

ส่วนสำคัญอื่น ๆ ของกระบวนการนี้คือการแปลข้อมูล มีข้อมูลสำคัญในระบบเดิมที่ต้องแมปกับเขตข้อมูลที่เทียบเท่าในระบบใหม่ หลายครั้งการจัดตำแหน่งของทั้งสองระบบแบบสำเร็จรูปไม่ได้สมบูรณ์แบบหรือเรียบง่าย ระบบ ERP ที่ดีจะมีฟิลด์ที่ผู้ใช้กำหนดเองซึ่งจะช่วยให้สามารถดักจับและย้ายข้อมูลที่จำเป็นได้

คำเตือนด่วน

เนื่องจากส่วนต้นน้ำของกระบวนการใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้กระบวนการทั้งหมดมักจะล่าช้า ในการนำไปใช้งานส่วนใหญ่จะมีการบีบอัดกิจกรรมระยะหลัง VAR ซึ่งโดยทั่วไปต้องการให้ผู้คนก้าวไปสู่โครงการต่อไปมักจะเพิ่มแรงกดดันให้ต้องรีบเร่ง อย่ายอมแพ้ต่อการล่อลวงและ / หรือแรงกดดันนี้ คุณควรเริ่มต้นด้วยความคิดที่ว่ากรอบเวลาสำหรับการทดสอบการฝึกอบรมและการแปลงข้อมูลไม่สามารถสั้นลงได้ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามและสามารถทำให้ยาวขึ้นได้หากจำเป็น

โดยนัยนี้หมายความว่าวันที่เผยแพร่สามารถขยายได้อย่างอิสระตามความจำเป็น วันที่เผยแพร่ตามแผนไม่ควรเชื่อมโยงกับวันที่สำคัญอื่น ๆ เช่นวันสิ้นไตรมาสหรือปีงบประมาณ การทำเช่นนั้นเป็นการเสี่ยงต่อความเสี่ยงอย่างมาก สิ่งที่ดีที่สุดที่ CFO หรือหัวหน้าผู้บริหารคนอื่น ๆ สามารถทำได้เพื่อลดความเสี่ยงในการใช้ ERP คือการรักษาวินัยตามไทม์ไลน์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการใช้งานจริงจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีความสะดวกสบายอย่างมากที่ผู้คนและซอฟต์แวร์พร้อม

ขั้นตอนที่ 7 - ถ่ายทอดสดด้วยซอฟต์แวร์ใหม่

เมื่อถึงเวลาถ่ายทอดสดวิธีที่ดีที่สุดคือสื่อสารกับทั้งองค์กรว่าทุกคนต้องมีความยืดหยุ่นและพร้อมใช้งานสูงสุด ฉันขอแนะนำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องทราบว่าพวกเขาจะต้องพร้อมทำงานล่วงเวลาให้มากในช่วงวันแรกรวมถึงวันหยุดสุดสัปดาห์แรกด้วย ไม่ว่าการเตรียมตัวจะดีแค่ไหนก็จะมีความท้าทายที่คาดไม่ถึง

ในการใช้งานล่าสุดของฉัน (สำหรับหน่วยธุรกิจที่ได้มาภายใน บริษัท ขนาดใหญ่) เราค้นพบในช่วงกลางการเปิดตัวว่าปริมาณสินค้าสามารถไปที่ทศนิยมสองตำแหน่งเท่านั้นเนื่องจากการตั้งค่าระบบทั่วโลกที่กำหนดไว้เมื่อ 20 ปีก่อน สิ่งนี้บังคับให้เราต้องเปลี่ยนโครงสร้างราคาและหน่วยวัดทันทีเนื่องจากเราตระหนักว่าเราไม่สามารถขายหรือติดตามผลิตภัณฑ์จำนวนมากได้อย่างถูกต้อง (0.0625 ปอนด์) นี่เป็นรายละเอียดเล็กน้อยที่ทำให้เราต้องย้อนกลับไปหลายวัน

คุณควรจัดลำดับความสำคัญของการโหลดงบดุลเริ่มต้นที่ถูกต้องและทันที ณ วันที่ตัดบัญชี มีหลายวิธีที่อาจเป็นเรื่องท้าทายเนื่องจากรายละเอียดที่จำเป็นในการติดตามทรัพย์สินและหนี้สินในบัญชีแยกประเภทของ บริษัท ย่อยอย่างถูกต้องและครบถ้วน สินค้าคงคลังและบัญชีลูกหนี้มักจะเป็นบัญชีที่มีความเสี่ยงที่สุด

ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่า llc ของฉันคือ s corp หรือ c corp

การอัปโหลดข้อมูลควรได้รับการตรวจสอบโดยละเอียดเนื่องจากข้อผิดพลาดในขั้นตอนนี้อาจแก้ไขได้ยากและใช้เวลานาน

เมื่อคุณดำเนินการในระบบ ERP ใหม่แล้วความสามารถในการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องที่ได้รับการปรับปรุงจะต้องได้รับการดูแลอย่างน้อยในช่วงสองสามเดือนแรก เป็นเรื่องที่เหมาะสมที่จะโทรเป็นประจำซึ่งจะมีการพูดคุยและอัปเดตปัญหาที่ค้างอยู่

ความคิดที่พรากจากกัน

แม้ว่าจะมีประโยชน์มากมายที่จะได้รับจากการใช้ระบบ ERP แต่การนำไปใช้นั้นมีความเสี่ยง อย่างไรก็ตามด้วยการใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและโดยการจัดการกระบวนการที่ดีจะช่วยลดความเสี่ยงได้ สิ่งที่ได้จากโพสต์นี้ไม่ควรเป็นการรวบรวมเหตุผลที่จะไม่ใช้ ERP แต่เป็นแนวคิดบางประการในการปรับปรุงโอกาสแห่งความสำเร็จ

ตาม ผู้เขียน Howard Smith และ Peter Fingar“ ปัญหาในการรวมกระบวนการทั้งหมดไม่ใช่เรื่องเทคนิคและไม่ใช่ทั้งหมดเกี่ยวกับไอที การบูรณาการระบบคอมพิวเตอร์ไม่เหมือนกับการบูรณาการธุรกิจ”

ทำความเข้าใจพื้นฐาน

VAR หมายถึงอะไร?

ตัวแทนจำหน่ายมูลค่าเพิ่ม (VAR) จะจัดการด้านเทคนิคของการใช้ ERP และช่วยในการปรับแต่งซอฟต์แวร์ตามคำแนะนำและเอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่ให้ไว้ โดยทั่วไปยิ่งคุณให้ข้อมูล VAR ได้มากเท่าไหร่พวกเขาก็จะทำงานได้ดีขึ้นเท่านั้น

ERP คืออะไรและทำงานอย่างไร?

การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หมายถึงชุดของระบบที่ช่วยในการสร้างมาตรฐานปรับปรุงและรวมกระบวนการต่างๆทั้งด้านทรัพยากรบุคคลการเงินการกระจายและซัพพลายเชน ซอฟต์แวร์พื้นฐานใช้แพลตฟอร์มรวมและข้อกำหนดข้อมูลทั่วไป อาจใช้เวลาระหว่างหกเดือนถึงสองปี