สองสามปีที่ผ่านมา บริษัท ที่ฉันทำงานอยู่ได้ก้าวสำคัญในการย้ายพนักงานทั้งหมด 11,000 คนไปยัง G Suite ของ Google ดังนั้นตั้งแต่นั้นมาฉันก็ใช้ผลิตภัณฑ์ชีต (สเปรดชีต) และสไลด์ (งานนำเสนอ) เกือบทุกวันเรียนรู้ฟังก์ชันการทำงานและพบกับวิธีการทำงานใหม่ ๆ

ในบทความนี้ฉันจะแบ่งปันคุณลักษณะของ Google ชีตที่มีประโยชน์ที่สุดที่ฉันได้เรียนรู้ตั้งแต่เนิ่นๆซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก ในตอนท้ายฉันจะให้ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับ Google Apps Script ซึ่งเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการทำให้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและขยายฟังก์ชันการทำงานของ Google ชีต ในบทความต่อไปฉันจะเจาะลึกลงไปใน Google Apps Script และสาธิตบทช่วยสอนสำหรับการเริ่มต้นใช้งาน

ตำแหน่งบริการ Google Play api

อย่างไรก็ตามฉันจะไม่เปรียบเทียบคุณลักษณะระหว่าง Google ชีตและ Excel คุณลักษณะของพวกเขาเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วจนการวิเคราะห์ดังกล่าวจะซ้ำซ้อนภายในไม่กี่สัปดาห์ แต่ฉันจะเน้นไปที่ข้อดีของ Google ชีตและวิธีการทำงานแบบใหม่ที่เปิดใช้งานเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพออนไลน์ จากประสบการณ์ของฉันมีผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินและธุรกิจจำนวนมากที่ยังคงอยู่ ทำงานกับ Excel สเปรดชีตในลักษณะเดียวกับที่พวกเราหลายคนเรียนรู้เมื่อ 10 ปีก่อนในยุคก่อนคลาวด์ ฉันได้ทำงานร่วมกับผู้คนมากมายที่แม้ว่าพวกเขาอาจเปลี่ยนมาใช้ Google ชีตแล้ว แต่ก็ยังคงใช้มันในรูปแบบ Excel ออฟไลน์แบบเก่าซึ่งหมายความว่าพวกเขาสูญเสียคุณสมบัติการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหลายอย่าง

นอกเหนือจากการระบุข้อดีแล้วฉันยังจะพูดถึงด้านลบบางอย่างที่ฉันเคยพบในการเปลี่ยนแปลงนี้ มีเพียงสองอย่างที่โดดเด่น: หนึ่งคือผลประโยชน์มากมายขึ้นอยู่กับการทำงานร่วมกันกับผู้อื่นและที่นี่คุณจะพบว่าการใช้งานที่ไม่สม่ำเสมอในองค์กรจะ จำกัด ความเร็วในการนำคุณสมบัติบางอย่างไปใช้ อีกอย่างคือ Excel ไม่ใช่เครื่องมือแบบสแตนด์อโลน: มีระบบนิเวศของปลั๊กอินอยู่ที่นั่นซึ่งส่วนใหญ่ยังไม่พร้อมใช้งานสำหรับ Google ชีตซึ่งหมายความว่าในบางกรณีคุณอาจเล่นกลทั้งสองแอปพลิเคชัน

ข้อดีของ Google ชีต

1. การทำงานร่วมกัน

ประโยชน์สูงสุดจากการใช้ชีตคือความสามารถในการทำงานร่วมกันในรูปแบบใหม่ ๆ การทำงานแบบ 'แบบเก่า' จะใช้ไฟล์ต้นแบบที่ใครบางคนต้อง 'เป็นเจ้าของ' ซึ่งจากนั้น (ในกรณีที่ดีที่สุด) จะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์เครือข่ายที่ใช้ร่วมกันหรือส่งอีเมลไปรอบ ๆ

นี่คือจุดที่ชีตส่องแสงจริงๆ มีโหมดการทำงานร่วมกันหลายโหมดตั้งแต่แบบอะซิงโครนัสที่คุณทำงานอย่างอิสระและส่วนใหญ่ในเวลาต่างกันในไฟล์เดียวกันไปจนถึงการแก้ไขการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ด้วยการแก้ไขแบบอะซิงโครนัสคุณสามารถใช้คุณลักษณะความคิดเห็นเพื่อแจ้งเตือนผู้อื่นและมอบหมายงานที่พวกเขาสามารถทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นได้

การแก้ไขสเปรดชีตร่วมกับเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ เป็นวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ประสิทธิภาพการทำงานของคนสองหรือสามคนที่มีทักษะสูงกับ Google ชีตอย่างรวดเร็วในการสร้างรูปแบบทางการเงินหรือการดำเนินงานร่วมกันแบบเรียลไทม์เป็นสิ่งที่เห็นได้ชัดเมื่อเทียบกับวิธีการทำงานแบบเก่า เคอร์เซอร์หลายตัวที่มีสีต่างกันซึ่งเคลื่อนที่ผ่านหน้าจอในเวลาเดียวกันเพื่อสร้างแบบจำลองนั้นแทบจะเหมือนกับวิดีโอไทม์แลปส์ของภาพวาด

นอกจากนี้ยังมีห้องสำหรับผู้เข้าร่วมประเภทต่างๆ ไม่ใช่ทุกคนที่จะแก้ไขสเปรดชีตได้ มีระดับของสิทธิ์ในการเข้าถึงซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าจะมีการตรวจสอบความปลอดภัยและความเป็นลูกหลานโดยการให้สิทธิ์ในระดับที่เหมาะสมแก่บุคคลที่เหมาะสม

2. ทำงานที่ขนาด

ความเข้าใจผิดอย่างหนึ่งที่เพื่อนร่วมงานของฉันและฉันมีคือความคิดที่ว่าชีตเหมาะสำหรับการคำนวณขนาดเล็กไม่มากก็น้อยเหมือนเครื่องคิดเลขขั้นสูง แต่ไม่มีประโยชน์สำหรับโมเดลหรือชุดข้อมูลขนาดใหญ่ ปรากฎว่าเราคิดผิด ฉันใช้มันสำหรับรูปแบบการดำเนินงานและการประเมินมูลค่าที่ใหญ่ขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมาและรู้สึกประทับใจกับประสิทธิภาพมาก

ฉันเพิ่งทำการวิเคราะห์ข้อมูลที่ดึงมาจากไฟล์ ERP ระบบซึ่งฉันกำลังทำงานกับชุดข้อมูลที่มีประมาณ 10 แผ่นแต่ละแผ่นมีขนาดตั้งแต่ประมาณ 25,000 ถึง 100,000 แถวและสูงสุด 30 คอลัมน์ (Google ชีต จำกัด ไว้ที่ 5 ล้านเซลล์ต่อสมุดงาน) แผ่นงานเหล่านี้สร้างต่อกันผ่านชุดของสูตร VLOOKUP, INDEX, MATCH และ SUMIF แบบดั้งเดิม การคัดลอกสูตรใหม่ในคอลัมน์ประมาณ 25,000 แถวใช้เวลาประมาณ 10 วินาทีบนคอมพิวเตอร์ของฉันซึ่งอยู่ไกลจากทันที แต่ไม่เป็นอุปสรรคเนื่องจาก:

1. ชีตแสดงแถบความคืบหน้าขนาดเล็กที่เป็นประโยชน์ที่มุมของหน้าจอซึ่งทำให้มั่นใจได้มากกว่าแนวโน้มของ Excel ที่จะหยุดทำงานและทำให้คุณคาดเดาได้ว่าจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อใด
2. คุณยังสามารถทำงานที่อื่นต่อไปได้ในสมุดงานที่ใช้งานอยู่ขณะที่เซลล์กำลังอัปเดต

กำลังเชื่อมต่อกับ Google BigQuery

สำหรับการวิเคราะห์ (คู่) ชุดข้อมูลที่ใหญ่ขึ้น Google ชีต ตอนนี้เชื่อมต่อกับ Google BigQuery ช่วยให้คุณสามารถเขียนและเรียกใช้คำสืบค้น SQL โดยใช้ข้อมูลใน Google BigQuery และรับผลลัพธ์ลงในชีตได้โดยตรง

องค์ประกอบการออกแบบคืออะไร

3. การสร้างแผนภูมิและการเชื่อมโยงไปยัง Google สไลด์

งานสเปรดชีตดิบ (“ การทะเลาะวิวาท ”) เป็นส่วนสำคัญในชีวิตประจำวันของผู้เชี่ยวชาญด้านการเงิน แต่ถึงแม้การวิเคราะห์ที่ดีที่สุดก็มีคุณค่า จำกัด หากคุณไม่สามารถสื่อสารสิ่งที่ค้นพบด้วยวิธีที่ตรงประเด็นและน่าสนใจ สิ่งนี้นำเราไปสู่ลวดเย็บกระดาษอีกสองชิ้นของกล่องเครื่องมือทางการเงิน: ชาร์ต และ การนำเสนอ .

งานนำเสนอในโลกของ G Suite สร้างขึ้นใน Google สไลด์ซึ่งไม่แปลกใจเลยที่ให้ความรู้สึกเหมือน Microsoft PowerPoint การเชื่อมโยงระหว่างชีตและสไลด์ทำงานได้ดีมากและช่วยให้มั่นใจได้ว่าแผนภูมิและตารางในงานนำเสนอของคุณเป็นข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอผ่านปุ่ม 'อัปเดต' ที่ดึงข้อมูลล่าสุดของการสร้างแบบจำลองการคำนวณและสมมติฐานที่อยู่เบื้องหลัง

เมื่อเริ่มโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่ในตอนนี้สิ่งแรกที่ฉันทำคือสร้างเอกสาร 2 ชุด: เอกสาร 1 ชุดใน Google สไลด์และอีกรายการใน Google ชีต สิ่งเหล่านี้จับมือกันอย่างหมดจดตลอดทั้งโครงการโดยให้ 'แหล่งข้อมูลเดียว' สำหรับข้อมูลทั้งหมดในโครงการ

4. การควบคุมเวอร์ชัน

หากคุณเคยมีประสบการณ์ที่เจ็บปวดจากปัญหาสเปรดชีตล่มเกินกว่าจะกู้คืนได้ซึ่งส่งผลให้งานหายไปหลายชั่วโมงคุณอาจมีนิสัยชอบบันทึกไฟล์ใหม่บ่อยๆ สิ่งนี้สามารถจบลงด้วยการทำซ้ำไฟล์จำนวนมากพร้อมการอัปเดตเวอร์ชันที่น่าเบื่อหน่าย (v3.4.0, v3.4.1 เป็นต้น)

ผลิตภัณฑ์ G Suite มีเพียงไฟล์เดียวตลอดอายุโครงการด้วยการควบคุมเวอร์ชัน

การเรียนรู้เครื่องหลามโดยตัวอย่าง

การควบคุมเวอร์ชันซึ่งเข้าถึงได้ผ่าน“ ดูประวัติเวอร์ชัน” ในเมนูช่วยให้คุณสามารถดูการแก้ไขทั้งหมดที่ทำในเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นผ่านไทม์ไลน์ที่มีประโยชน์พร้อมกับชื่อของบุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง ถูกต้องทุกอย่างจะถูกบันทึกทันที ไม่จำเป็นต้องกด F12 ทุก ๆ 5-10 นาทีเพิ่มหมายเลขเวอร์ชันและบันทึกเพียงเพื่อให้สบายใจว่าไม่มีอะไรสูญหายในกรณีที่เครื่องขัดข้อง

5. การเชื่อมโยงระหว่างชีตในไฟล์ต่างๆ

ประสิทธิภาพการทำงานบนคลาวด์ทำให้ฟังก์ชันการเชื่อมโยงสวยงามมากขึ้นและมั่นใจได้ว่าใช้งานได้จริง แน่นอนว่าเป็นไปได้ที่จะอ้างอิงเวิร์กบุ๊กอื่น ๆ ในโลกออฟไลน์ของ Excel แต่มีแนวโน้มที่จะเปราะและแตกเมื่อไฟล์ถูกย้ายออกจากตำแหน่งโฟลเดอร์เดิม คุณมักจะเห็นเซลล์ที่มีการอ้างอิงโครงสร้างโฟลเดอร์ที่คลุมเครือในฮาร์ดไดรฟ์ของใครบางคน: C:userssmithjprojectsomegavaluation

IMPORTRANGE ฟังก์ชันใน Google ชีตช่วยให้คุณเชื่อมโยงกับไฟล์ชีตอื่น ๆ ได้อย่างราบรื่น ไม่ว่าไฟล์จะถูกย้ายหรือเปลี่ยนชื่อข้อมูลจะถูกเชื่อมโยงตลอดเวลาและยังคงเป็นปัญหาน้อยกว่าที่คุณต้องกังวล

6. การทำงานกับปลั๊กอิน

สาเหตุหนึ่งที่คนจำนวนมากใน บริษัท ของฉันยังคงใช้ Excel (และ PowerPoint) ก็คือมีปลั๊กอินจำนวนมากที่ยังไม่มีให้บริการสำหรับ Google ชีตและสไลด์ ตัวอย่าง ได้แก่ ปลั๊กอิน Smart View สำหรับเครื่องมือ Hyperion ของ Oracle และปลั๊กอิน @RISK ที่ฉันแสดงให้เห็น คำแนะนำเกี่ยวกับการจำลองมอนติคาร์โล . ในทำนองเดียวกัน PowerPoint’s ปลั๊กอินเซลล์ความคิด นำเสนอฟังก์ชันแผนภูมิที่เหนือกว่าสิ่งที่เป็นไปได้ในสไลด์

อย่างไรก็ตาม Google ชีตและสไลด์มีฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลายชื่อ“ Add-ons” ซึ่งเติมเต็มบทบาทที่คล้ายคลึงกับปลั๊กอินของโลก Microsoft น่าเสียดายที่ในเดือนกรกฎาคม 2019 ไม่มีการรองรับแอปพลิเคชันระดับองค์กรที่กล่าวถึงข้างต้นและลักษณะของระบบนิเวศส่วนเสริมในบ้านหมายความว่าข้อเสนอบางส่วนมีคุณภาพที่น่าสงสัย ซึ่งหมายความว่าในบริบทขององค์กรเมื่อทำงานกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนบางครั้งฉันก็ลังเลที่จะใช้ส่วนเสริม

7. การเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอก

การรับข้อมูลลงในสเปรดชีตเพื่อใช้งานเป็นความต้องการพื้นฐานและหากไม่มีปลั๊กอินขององค์กรบางตัวไม่พร้อมใช้งานจะเป็นไปได้อย่างไร โชคดีที่มีตัวเลือกมากมาย นอกเหนือจากความเข้ากันได้แบบย้อนหลังกับไฟล์ Excel แล้วชีตยังมอบความเป็นไปได้ที่ไม่มีที่สิ้นสุดผ่านคิวรี XML, HTML และ RSS

มีตัวเลือกที่น่าสนใจอีกสองสามตัวที่ควรค่าแก่การกล่าวถึงสำหรับการควบคุมข้อมูลในชีตโดยเฉพาะ สำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการเงิน สูตร GOOGLEFINANCE มีประโยชน์ในการเรียนรู้ซึ่งช่วยให้คุณดึงข้อมูลจาก Google Finance ได้โดยตรง แม้ว่าจะเทียบไม่ได้กับบริการระดับมืออาชีพเช่น Bloomberg แต่ก็เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับข้อมูลหุ้นและสกุลเงินสาธารณะ

ปัจจัยต่อไปนี้มีส่วนทำให้เกิดอิทธิพลของการออกแบบกราฟิก ยกเว้น

มีวิธีอื่น ๆ ทั่วไปในการรับข้อมูลจากเว็บ ฟังก์ชันในการดึงตาราง HTML หรือรายการโดยตรงจากเว็บไซต์สามารถเป็นประโยชน์เมื่อพูดถึงข้อมูลทางการเงินการตลาดหรือข้อมูลอื่น ๆ ที่เปิดเผยต่อสาธารณะซึ่งคุณต้องการเรียกดูและดำเนินการต่อไป

นอกเหนือจาก Google BigQuery (ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้) แล้วยังไม่มีวิธีง่ายๆสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้เทคนิคในการเชื่อมต่อโดยตรงกับฐานข้อมูลแม้ว่า มีฟังก์ชันการทำงาน สำหรับผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงทักษะและทรัพยากรของนักพัฒนา

สคริปต์ Google Apps

อย่างไรก็ตามสิ่งนี้นำเรามาสู่ Google Apps Script ซึ่งเป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่เปิดโอกาสให้ขยายและเชื่อมต่อได้ไม่ จำกัด ไม่เพียง แต่ชีตเท่านั้น แต่ยังรวมถึงทุกส่วนของ G Suite ด้วย ในบทความในอนาคตฉันจะพูดถึงฟังก์ชันนี้โดยละเอียดผ่านบทแนะนำการใช้งานจริง

วิธีทำแก้วกูเกิล

มีการจับหรือไม่?

ฉันได้เผยแพร่ Google ชีตและสไลด์ในบทความนี้ อย่างไรก็ตามไม่ใช่ทุกคนในองค์กรของฉันที่รู้สึกเหมือนกัน! และฉันคิดว่านั่นเป็นข้อเสียประการหนึ่ง: การขาดความเห็นพ้องต้องกันเกี่ยวกับรูปแบบไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์หรือแม้แต่ชีวิตประจำวัน (ลองนึกถึง 8 แทร็กเทียบกับเทปคาสเซ็ต) ท้ายที่สุดจะทำให้เอฟเฟกต์โดยรวมลดลง ในกรณีของซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปยิ่งผู้คนใช้รูปแบบที่แน่นอนและเข้าใจพลังที่แท้จริงของมันมากเท่าไหร่ก็จะยิ่งได้รับประโยชน์และประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับทุกคนในองค์กร

Google ชีตเช่นเดียวกับซอฟต์แวร์ใด ๆ มีสิ่งที่น่ารำคาญเล็กน้อย: แป้นพิมพ์ลัดที่ไม่เป็นไปตามที่คุณคาดหวังคุณลักษณะที่ขาดหายไปหรือไม่ทำงานในแบบที่คุณต้องการ ฯลฯ ในหลาย ๆ กรณีนี่ก็เป็น การเปรียบเทียบที่ไม่เป็นธรรม ในการตั้งค่าองค์กรและธุรกิจหลายคนใช้ชุดการทำงานของ Microsoft ตลอดชีวิตการทำงานซึ่งเป็นประสบการณ์ที่เทียบไม่ได้กับเดือนแรก (หรือหลายปี) ของการทำงานกับชุดเครื่องมือใหม่

การทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญ

สเปรดชีตเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งหากไม่เป็นเช่นนั้น ที่ เครื่องมือที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินและธุรกิจจำนวนมาก พวกเขาคือผืนผ้าใบสมุดบันทึกและเครื่องมือของเรา! เราใช้เวลาหลายร้อยหรือหลายพันชั่วโมงในการใช้งานตลอดอาชีพ ดังนั้นเช่นเดียวกับเครื่องมือในการทำงานและสภาพแวดล้อมใด ๆ เราจำเป็นต้องมีประสบการณ์ของเราจึงจะน่าพอใจและมีประสิทธิภาพ

โดยสรุปแล้วฉันได้เห็นประโยชน์ในการทำงานอย่างมากจากคุณสมบัติการทำงานร่วมกันและนวัตกรรมอื่น ๆ ที่มาพร้อมกับการใช้แอปพลิเคชันเพิ่มประสิทธิภาพบนเว็บเช่น G Suite ในเดสก์ท็อปแบบเดิม นอกจากนี้ยังมีประโยชน์มากมายจากการเรียนรู้การใช้เครื่องมือเหล่านี้ในระดับประถมศึกษาดังที่ฉันได้แสดงให้เห็นในบทความนี้เกี่ยวกับแง่มุมที่เพิ่มประสิทธิภาพการผลิต

ข้อดีของ Google ชีตที่ทวีคูณตามชั่วโมงจำนวนมากที่ใช้ไปกับเครื่องมือเหล่านี้สามารถเพิ่มผลกำไรมหาศาลซึ่งเป็นประโยชน์ต่อทั้งบุคคลและองค์กร ดังที่ได้กล่าวไปแล้วฉันจะเขียนบทความอื่นที่จะลงรายละเอียดเกี่ยวกับมาโครและสคริปต์ใน G Suite สิ่งเหล่านี้ดำเนินการผ่านภาษา Google Apps Script และตามที่ฉันจะแสดงให้เห็นว่ามีวิธีมากมายที่ดูเหมือนไม่มีที่สิ้นสุดในการทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติและคล่องตัว

ดังนั้นหากคุณยังไม่ได้ทำงานกับ Google ชีตอย่างจริงจังเราขอแนะนำให้คุณลองใช้ดู คุณอาจพบว่าตัวเองติดยาเสพติด

ทำความเข้าใจพื้นฐาน

Google ชีตเหมือนกับ Excel หรือไม่

ในฐานะแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์สเปรดชีต Google ชีตมีฟังก์ชันการทำงานที่คล้ายคลึงกับ Excel หลายประการ แม้ว่าตัวสร้างความแตกต่างหลักคือมันเป็นเว็บเบราว์เซอร์และใช้ภาษา Google Apps Script สำหรับมาโคร (แทน Visual Basic)

Google ชีตมีข้อดีอย่างไร

อินเทอร์เฟซบนระบบคลาวด์ของ Google ชีตทำให้สามารถเข้าถึงแบบฝึกหัดเพื่อความร่วมมือและติดตามประวัติเวอร์ชันได้โดยไม่ต้องใช้ไฟล์แยกต่างหาก